Neue PrivacyBox erstellen
Die PrivacyBox ist die Standard-Box. Eine PrivacyBox besteht im Gegensatz zu einer temporären Box solange, bis der Ersteller der PrivacyBox diese löscht.
● Sie sind ein Volllizenz-Nutzer.
● Sie haben von Ihrem Administrator die Berechtigung zur Erstellung von PrivacyBoxen erhalten.
So erstellen Sie eine PrivacyBox:
1. Wählen Sie das Symbol Neue Box erstellen
.
Die Registerkarte Name & Box-Typ
wird angezeigt.
2. Geben Sie im Feld Box-Name einen Namen für die Box ein. Der Name darf nicht mehr als 64 Zeichen enthalten und nicht auf einen Punkt enden. Folgende Zeichen dürfen nicht enthalten sein: /, \, ?, *, >, |, $, ;
3. Optional: Geben Sie im Feld Beschreibung der Box eine Beschreibung für die Box ein.
4. Wählen Sie unter Box-Typ die Option PrivacyBox aus (Standardwert).
5. Wählen Sie das Symbol Weiter .
Die Registerkarte Allgemeine
Einstellungen wird angezeigt.
6. Optional: Wenn Sie die Backup-Funktion nicht nutzen möchten, deaktivieren Sie die Option Backup aktiv mit dem Schieberegler. Beachten Sie, dass es bei Deaktivierung kein Backup für diese Box gibt. Wenn die Backup-Funktion für Ihre Organisation nicht verfügbar ist, ist diese Funktion grau hinterlegt.
7. Optional: Wählen Sie unter Zugriffseinstellungen Folgendes:
● Zugriff nur für Box-Mitglieder, um nur Box-Mitgliedern den Zugriff auf die Box zu erlauben.
● Box-Link erzeugen, um Benutzern, die nicht Box-Mitglied sind oder kein idgard-Benutzerkonto haben, den Zugriff auf die Box zu erlauben.
Optional: Wenn Sie einen Box-Link erzeugen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie im Feld Zugangskontigent ein, wie viele
Zugriffe Sie auf die Box erlauben möchten. Werte zwischen 1 und 9999 sind
möglich
● das Symbol Kopieren
neben dem Passcode, um
den Passcode zu kopieren.
● das Symbol
Aktualisieren
, um einen neuen Passcode zu generieren.
● das Feld Passcode eingeben, um manuell eine Zeichenfolge einzugeben.
3. Wählen Sie das Symbol Kopieren
.
Der Passcode wird in die Zwischenablage Ihres mobilen Endgeräts kopiert und
kann mit dem Empfänger über das Kommunikationsmittel Ihrer Wahl geteilt werden.
Wir empfehlen aus Sicherheitsgründen, Link und Passcode auf unterschiedlichen
Kommunikationskanälen zu versenden.
9. Wählen Sie das Symbol Weiter
.
Die Registerkarte Voreingestellte
Berechtigungen wird angezeigt.
10. Optional: Setzen Sie die Berechtigungen für die Box:
● Lesen für das Öffnen und Herunterladen von Dateien und Nachrichten
● Schreiben für das Hochladen von Dateien und das Erstellen von Nachrichten
● Löschen für das Löschen von Dateien
● Mitglieder für das Anzeigen anderer Box-Mitglieder
● Chat für das Lesen und Erstellen von Chat-Beiträgen
11. Wählen
Sie in der Symbolleiste das Symbol Speichern
.
Die neue Box wird erstellt und auf der Startseite in der Box-Übersicht
angezeigt.
1. Wählen Sie Neue Box erstellen.
Wählen
Sie Weiter.
3. Die Registerkarte Box-Details wird
angezeigt:
4. Geben Sie im Feld Box-Name einen Namen für die Box ein. Der Name darf nicht mehr als 64 Zeichen enthalten und nicht auf einen Punkt enden. Folgende Zeichen dürfen nicht enthalten sein: /, \, ? , * ,:, >,|,$
5. Geben Sie bei Bedarf im Feld Beschreibung eine Beschreibung für die Box ein.
6. Wenn Sie die Backup-Funktion nutzen möchten, aktivieren Sie unter Box-Eigenschaften die Option Backup aktiv. Wenn nicht für Ihre Organisation verfügbar, ist diese Funktion grau hinterlegt.
7. Wenn Sie die Papierkorb-Funktion nutzen möchten, aktivieren Sie die Option Papierkorb. Dateien und Notizen werden dann beim Löschen zunächst in den Papierkorb verschoben anstatt endgültig gelöscht. Wenn nicht für Ihre Organisation verfügbar, ist diese Funktion grau hinterlegt.
8. Wenn Sie den Zugriff zeitlich begrenzen möchten, aktivieren Sie die Option Zugriffszeitraum begrenzen und wählen Sie Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende des Zugriffszeitraums ein.
9. Wählen Sie Weiter.
Die Registerkarte Berechtigungen
wird angezeigt:
10. Setzen Sie die Berechtigungen für die Box:
● Lesen für das Öffnen und Herunterladen von Dateien und Nachrichten
● Schreiben für das Hochladen von Dateien und das Erstellen von Nachrichten
● Löschen für das Löschen von Dateien, Nachrichten und Chats
● Mitglieder für das Anzeigen der Mitgliederliste, Hinzufügen und Einladen von Mitglieder
● Chats für das Lesen und Senden von Chat-Nachrichten
Hinweis: Bei diesen Berechtigungen handelt es sich um Standard-Berechtigungen für neue Boxmitglieder. Die Berechtigungen können für jeden Nutzer geändert werden.
11. Wählen Sie Box erstellen.
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