Wie das Erstellen von Benutzern mit Gastlizenz, kurz Gästen, im konkreten Fall erfolgt, verdeutlicht folgender Anwendungsfall.
Für
Gast A gelten folgende Bedingungen:
● Gast A soll eine befristete Gastlizenz erhalten.
● Gast A soll nach erfolgreicher Registrierung auf eine bereits bestehende Box zugreifen dürfen.
● Gast A soll sich bei der Registrierung mit einem Passcode authentifizieren müssen.
● Gast A soll sich in der idgard-App ohne 2-Faktor-Authentifizierung anmelden dürfen.
1. Wählen Sie
in der Seitenleiste das Menü Benutzer.
Die Benutzer-Administration wird angezeigt und enthält eine Übersicht aller
Benutzer.
2. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste die
Option Benutzer erstellen.
Am rechten Bildschirmrand wird der Dialog Benutzer
erstellen und darin der Schritt Details
angezeigt.
3. Geben Sie im Bereich Allgemein im Feld Name den Vor- und Nachnamen des neuen Benutzers ein.
4. Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein.
5. Geben Sie optional im Feld Telefonnummer die Telefonnummer des neuen Benutzers ein.
6. Geben Sie optional im Feld Organisation den Namen der Organisation oder Firma ein, zu der der neue Benutzer gehört.
7. Geben Sie optional im Feld Beschreibung Informationen ein.
8. Wählen Sie im Bereich Lizenz in der Drop-down-Liste die Option Gastlizenz.
9. Aktivieren Sie die Checkbox Ablaufdatum festlegen.
10. Wählen Sie das Symbol Kalender im Feld darunter und legen Sie das Datum fest, an dem die Gastlizenz ablaufen soll.
11. Wählen Sie optional im Bereich Benutzergruppen in der Drop-down-Liste die Benutzergruppen aus, denen Sie den neuen Benutzer zuweisen möchten. Alternativ können Sie einen Suchbegriff im Feld Suchen eingeben. Mit Eingabe jedes Buchstabens wird die Liste der verfügbaren Benutzergruppen aktualisiert, so dass nur noch mögliche Treffer angezeigt werden.
12. Wählen Sie Weiter.
Der Schritt Zugang wird angezeigt.
13. Wählen Sie im Bereich Zu
einer Box einladen, die Option Zu
einer bestehenden Box einladen.
Die Option Box auswählen wird
angezeigt.
14. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste ein Box aus. Alternativ können Sie einen Suchbegriff im Feld Suchen eingeben.
15. Wählen Sie im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung
für die Registrierung die Option Passcode.
Die Felder Passcode und Telefonnummer werden angezeigt.
16. Geben Sie im Feld Passcode
einen 5-stelligen Passcode ein oder wählen Sie das Symbol Aktualisieren, um
einen Passcode zu generieren. Kopieren Sie den Passcode für den späteren
Versand.
Die Schaltfläche Benutzer erstellen
wird aktiv.
17. Geben Sie im Feld Telefonnummer die Telefonnummer des neuen Benutzers ein, wenn Sie den Passcode per SMS versenden möchten. Wahlweise können Sie den Passcode auf einem anderen Kommunikationsweg übermitteln.
18. Wählen Sie im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung die Option Keine.
19. Wählen Sie Benutzer erstellen.
Der neue Benutzer wird angelegt und der Registrierungslink angezeigt.
20. Wählen Sie aus folgenden Optionen:
● Symbol Kopieren neben dem Registrierungslink, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren.
● Sende Passcode per SMS, wenn Sie den Passcode per SMS versenden möchten. Der Passcode kann nur erfolgreich versendet werden, wenn eine Telefonnummer für den neuen Benutzer hinterlegt wurde.
● Einladungslink senden, wenn Sie den Registrierungslink per E-Mail mit einem Einladungstext versenden möchten. Wählen Sie dafür die Option In E-Mail-Client öffnen, das gewünschte E-Mail-Programm und Link öffnen.
Sie können mehrere oder alle Optionen nacheinander wählen. Achten Sie darauf, den Registrierungslink und den Passcode über unterschiedliche Kommunikationskanäle zu versenden.
21. Wählen Sie X,
um den Dialog zu schließen.
Der neue Benutzer wird in der Benutzer-Übersicht angezeigt.
Gast A öffnet den Registrierungslink und verwendet zur Authentifizierung den Passcode. Nach der Registrierung kann Gast A sich ohne 2-Faktor-Authentifizierung in der idgard-App anmelden. Nach der Anmeldung hat Gast A Zugriff auf die ausgewählte Box.