Benutzerkonten verwalten

Benutzerkonten verwalten

Sie können in der Benutzer-Administration die Daten von Benutzern ändern und die Einstellungen für deren Benutzerkontos anpassen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    Allgemeine Benutzerdaten ändern

    Berechtigungen ändern
Welche Berechtigungen Sie einstellen oder ändern können, hängt von Ihren eigenen Berechtigungen ab sowie von den Berechtigungen der Benutzer, deren Benutzerkonten Sie bearbeiten möchten.

    Methoden für die Authentifizierung ändern

 

Die Nutzer-ID, den Lizenztyp und Informationen zu den Benutzerprotokollen können Sie nicht ändern, sondern nur einsehen.

 

So ändern Sie die allgemeinen Benutzerdaten:

1.  Wählen Sie Benutzer in der Seitenleiste.
Die Benutzer-Administration wird angezeigt und enthält eine Übersicht aller Benutzer.

2.  Wählen Sie den Benutzer, dessen Benutzerkonto Sie bearbeiten möchten. Alternativ können Sie ganz rechts in der Zeile des Benutzers das Symbol Weitere Optionen wählen und dann im Kontextmenü Benutzer verwalten.
Das Benutzerkonto wird angezeigt und darin die Registerkarte Details.

3.  Ändern Sie bei Bedarf im Bereich Allgemein den Namen, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organisation und Beschreibung des Benutzers. Nehmen Sie die Änderungen jeweils in den gleichnamigen Feldern vor.

4.  Ändern Sie im Bereich Benutzergruppen die Zuweisung des Benutzers zu Benutzergruppen. Zugewiesene Benutzergruppen löschen Sie, indem Sie X wählen. Neue Benutzergruppen weisen Sie zu, indem Sie die Drop-down-Liste öffnen und die gewünschten Benutzergruppen wählen. Alternativ können Sie einen Suchbegriff im Feld Suchen eingeben. Mit Eingabe jedes Buchstabens wird die Liste der verfügbaren Benutzergruppen aktualisiert, so dass nur noch mögliche Treffer angezeigt werden.

5.  Geben Sie im Bereich Benachrichtigungen an, wie oft der Benutzer über neue oder bearbeitete Dateien in seinen idgard-Boxen benachrichtigt werden soll. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    Stündlich: Der Benutzer erhält stündlich Benachrichtigungen.

    Täglich: Der Benutzer erhält täglich Benachrichtigungen.

6.  Wählen Sie Speichern.

7.  Wählen Sie X, um den Dialog zu schließen.

 


So ändern Sie die Berechtigungen  für Benutzer:

1.  Wählen Sie Benutzer in der Seitenleiste.
Die Benutzer-Administration wird angezeigt und enthält eine Übersicht aller Benutzer.

2.  Wählen Sie den Benutzer, dessen Benutzerkonto Sie bearbeiten möchten. Alternativ können Sie ganz rechts in der Zeile des Benutzers das Symbol Weitere Optionen wählen und dann im Kontextmenü Benutzer verwalten.
Das Benutzerkonto wird angezeigt und darin die Registerkarte Details.

3.  Wählen Sie die Registerkarte Berechtigungen.


4.  Ändern Sie bei Bedarf im Bereich Darf folgende Boxtypen anlegen die Boxtypen, die der Benutzer anlegen darf. Sie haben folgende Optionen:

    PrivacyBox: Der Benutzer darf PrivacyBoxen anlegen.

    Temporäre Box: Der Benutzer darf temporäre Boxen anlegen.
Das Feld Maximale Lebensdauer wird angezeigt. Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, an denen die Box aktiv sein soll, bevor sie automatisch gelöscht wird.

    Datenräume: Der Benutzer darf Datenräume anlegen. Dies ist nur möglich, solange Datenraumlizenzen verfügbar sind.

    Box teilen: Der Benutzer darf eigene Boxen mit anderen teilen.

 Wenn Benutzer die Rolle Technischer Admin besitzen, können Sie diesen die Berechtigungen zum Boxen Anlegen nicht entziehen.


5.  Ändern Sie bei Bedarf im Bereich Gasterstellungsoptionen die Arten von Gästen, die der Benutzer erstellen darf. Sie haben folgende Optionen:

    Dauerhafter Gast: Der Benutzer darf Gäste anlegen, deren Benutzerkonto kein Verfallsdatum hat.

    Temporärer Gast: Der Benutzer darf Gäste anlegen, deren Benutzerkonto zu einem bestimmten Datum automatisch gelöscht wird.

 

6.  Ändern Sie bei Bedarf im Bereich Berechtigungen anzeigen die Arten von Benutzern, die ein von Ihnen angelegter Benutzer sehen darf. Wählen Sie eine der folgende Optionen:

    Kann selbst eingeladene Gäste und andere Volllizenzen sehen: Der Benutzer darf selbst eingeladene Gäste und andere Benutzer mit Volllizenzen sehen.

    Kann nur selbst eingeladene Gäste sehen: Der Benutzer darf nur selbst eingeladene Gäste sehen.

    Kann alle Lizenzen des Accounts sehen: Der Benutzer darf alle Lizenzen des Accounts sehen.

 

7.  Legen Sie im Bereich Administratorberechtigungen fest, auf welche Bereiche der Benutzer-Administration der Benutzer zugreifen darf. Der Benutzer muss zuvor den Registrierungsprozess abgeschlossen haben. Sie haben folgende Optionen:

    Technischer Admin: Der Benutzer darf auf das Menü Unternehmensweite Einstellungen zugreifen.

    Abrechnungsadministrator: Der Benutzer darf auf das Menü Buchung zugreifen.

    Raumassistent: Der Benutzer darf Datenräume anlegen, kann aber den Großteil des Inhalts der Datenräume nicht sehen.

 

8.  Wählen Sie Speichern.

9.  Wählen Sie X, um den Dialog zu schließen.

 


So ändern Sie die Methoden für die Authentifizierung:

1.  Wählen Sie Benutzer in der Seitenleiste.
Die Benutzer-Administration wird angezeigt und enthält eine Übersicht aller Benutzer.

2.  Wählen Sie den Benutzer, dessen Benutzerkonto Sie bearbeiten möchten. Alternativ können Sie ganz rechts in der Zeile des Benutzers das Symbol Weitere Optionen wählen und dann im Kontextmenü Benutzer verwalten.
Das Benutzerkonto wird angezeigt und darin die Registerkarte Details.

3.  Wählen Sie die Registerkarte Zugang.

4.  Legen Sie im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Registrierung fest, wie sich der neue Benutzer bei der Registrierung authentifizieren soll. Wählen Sie dazu aus der Liste eine der folgenden Optionen:

    Passcode: Der neue Benutzer muss sich bei der Registrierung mit einem Passcode authentifizieren.
Die Felder Passcode und Telefonnummer werden angezeigt. Geben Sie im Feld Passcode einen 5-stelligen Passcode ein oder wählen Sie das Symbol Aktualisieren, um einen Passcode zu generieren. Geben Sie im Feld Telefonnummer die Telefonnummer des neuen Benutzers ein, wenn Sie den Passcode per SMS versenden möchten. Kopieren Sie den Passcode für den späteren Versand oder wählen Sie Passcode senden, wenn sie den Passcode direkt an die angegebene Telefonnummer senden möchten. Wahlweise können Sie den Passcode auf einem anderen Kommunikationsweg übermitteln.

    LoginCard: Der neue Benutzer muss die Daten Ihrer LoginCard für die Registrierung verwenden.
Die Felder LoginCard und Code der LoginCard werden angezeigt. Geben Sie die auf Ihrer LoginCard aufgedruckte Nummer in das Feld LoginCard ein. Wählen Sie LoginCard testen, um die LoginCard zu registrieren und zu prüfen. Geben Sie im Feld Code der LoginCard den von Ihrer LoginCard generierten Code ein.

    Keine: Der neue Benutzer darf sich ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung registrieren.

 Sobald ein Benutzer registriert ist, wird dieser Bereich nicht mehr angezeigt.


5.  Legen Sie im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung fest, wie sich der neue Benutzer nach der Registrierung bei der Anmeldung in der idgard-App authentifizieren soll. Wählen Sie dazu aus der Liste eine der folgenden Optionen:

    Authenticator-App – Einmalpasswort: Der neue Benutzer muss zusätzlich zu Benutzernamen und Passwort auch ein einmaliges Passwort eingeben, das über die Authenticator- App generiert wird.

    SMS Passcode: Der neue Benutzer muss sich bei der Registrierung mit einem Passcode authentifizieren, den dieser per SMS erhält.
Das Feld Telefonnummer wird angezeigt. Geben Sie die Telefonnummer des neuen Benutzers ein, an die der SMS-Passcode geschickt werden soll.

    LoginCard: Der neue Benutzer muss die Daten Ihrer LoginCard für die Registrierung verwenden.
Die Felder LoginCard und Code der LoginCard werden angezeigt. Geben Sie die auf Ihrer LoginCard aufgedruckte Nummer in das Feld LoginCard ein. Wählen Sie LoginCard testen, um die LoginCard zu registrieren und zu prüfen. Geben Sie im Feld Code der LoginCard den von Ihrer LoginCard generierten Code ein.

    Keine: Der neue Benutzer darf sich ohne 2-Faktor-Authentifizierung anmelden.

 

6.  Wählen Sie Speichern.

7.  Wählen Sie X, um den Dialog zu schließen.


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