Direkten Link zu einem Dokument im Datenraum versenden | idgard®

Direkten Link zu einem Dokument im Datenraum versenden

Ein Datenraum ist nur für das Growth- und Enterprise-Paket verfügbar. Möchten Sie die Mitglieder eines Datenraums auf eine Datei, Ordner oder Nachricht hinweisen, können Sie diese über eine E-Mail darüber in Kenntnis setzen. Ein Benutzer des Datenraums, der mindestens die Rechte Lesen und Mitgliederliste sehen hat, kann diese Funktion ausführen.



So gehen Sie vor:
  1. Öffnen Sie das  3-Punkte-Menü rechts in der Zeile der Datei, Ordner, Nachricht.
  2. Wählen Sie die Funktion "E-Mail an Mitglieder des Datenraums" aus.
  3. Fügen Sie in das Feld "Mitglieder der Box" den Namen des Mitglieds ein.
  4. Ihnen wird das gewünschte Mitglied angezeigt.
  5. Klicken Sie auf den Namen des Nutzers, wandert dieser in das Feld "Empfänger" .
  6. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol und wählen Sie die Zustelloptionen: an, cc oder bcc aus.
  7. Schließen Sie den Vorgang mit "in E-Mail einfügen" ab.
Der Link fügt sich in Ihren E-Mail-Client ein und kann an die Empfänger verschickt werden. Sollte das nicht der Fall sein, ist Ihr E-Mail Client nicht als Standard-Programm auf Ihrem Rechner ausgewählt.  Die Empfänger melden sich in  idgard® an und fügen den Link zu dem Dokument in die Adressleiste ein. Der Link führt die Empfänger direkt zu dem Ablageort der Datei.

Um einen Link zu Dateien im Datenraum zu versenden, dürfen nicht mehr als ca. 90 Empfänger in der E-Mail aufgenommen werden. Wobei sich die Einschränkung auf die gesamte Länge der Empfänger E-Mail-Adressen bezieht.

Alternativ:

Sind in Ihrem  idgard®-Account Benutzergruppen angelegt worden, können Sie über Benutzergruppen nach Benutzern filtern.
  1. Wählen Sie links über die Checkbox die gewünschte Benutzergruppe aus. Sollte nicht die gewünschte Nutzergruppe angezeigt werden, können Sie im Suchfeld danach suchen.
  2. Ihnen werden im Feld rechts davon die Nutzer dieser Gruppe angezeigt
  3. Mit einem Klick auf den Namen werden diese in das Feld "Empfänger" übernommen
  4. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol und wählen Sie die Zustelloptionen: an, cc oder bcc aus.
  5. S chließen Sie den Vorgang mit "in E-Mail einfügen" ab.  Der Link fügt sich in Ihren E-Mail-Client ein. Sollte das nicht der Fall sein, ist Ihr E-Mail Client nicht als Standard Programm auf Ihrem Rechner ausgewählt.
Die Empfänger können über den empfangenen Link auf die Datei zugreifen, nachdem Sie sich in  idgard®  angemeldet haben.


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