1. Öffnen Sie MS Outlook und wählen Sie Neue E-Mail.
2. Geben
Sie im Feld An die Empfänger und im
Feld Betreff einen Betreff ein. Beim
Weiterleiten einer E-Mail sind nur die Empfänger einzugeben, beim Antworten
entfällt dieser Schritt ganz. Sie können auch an dieser Stelle schon Anhänge in
die E-Mail laden. Dateien, deren Größe die Restriktionen von MS Outlook überschreiten,
können Sie jedoch nur über idgard versenden.
3. Wählen Sie Senden mit idgard.
Das Login-Dialog von idgard wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
4. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein
und wählen Sie Anmelden.
Die Box-Übersicht wird angezeigt.
5. Wählen Sie Neue
Box erstellen.
Die Box-Optionen werden angezeigt
6. Geben Sie im
Feld Name der Box einen Namen für
die neu zu erstellende Box ein.
7. Geben Sie im Feld Passcode einen Passcode ein, wenn Sie den Zugriff auf die Box mit
einem Passcode schützen möchten. Sie können den Passcode auch durch einen
Zufallsgenerator generieren lassen. Wählen Sie
● das
Symbol Kopieren neben dem Passcode, um den Passcode zu kopieren.
● das Symbol
Aktualisieren neben dem Passcode, um einen neuen Passcode zu generieren.
8. Stellen Sie ein Ablaufdatum für die Box ein. Wenn
Sie den Schieberegler Box läuft ab nach
deaktivieren, wird eine PrivacyBox erstellt, die nicht automatisch gelöscht
wird.
9. Wählen Sie
das Symbol Kalender und stellen Sie ein Datum ein. Standardmäßig sind 90 Tage
voreingestellt.
10. Wählen Sie Box erstellen. Die Box wird erstellt.
11. Wählen Sie die Box aus und dann Weiter.
Das idgard-Add-In legt in der neu erstellten idgard-Box einen Ordner für
E-Mail-Nachrichten an und darin einen Unterordner für die aktuelle E-Mail. In
diesen werden der Inhalt der E-Mail als idgard-Notiz und alle Anhänge geladen.
12. Wählen Sie Datei(en) anhängen, wenn Sie weitere
Dateien versenden möchten. Navigieren Sie zu den gewünschten Dateien und öffnen
Sie diese. Die Dateigröße ist dabei nicht an die Restriktionen von MS Outlook
gebunden.
Die ausgewählten Dateien werden als Anhänge in die idgard-E-Mail geladen. Sie
können diese Anhänge auch wieder löschen, nicht aber die Anhänge, die Sie
bereits in MS Outlook in die E-Mail geladen haben.
13. Ändern Sie
bei Bedarf Ihren in MS Outlook verfassten E-Mail-Text. Klicken Sie dafür
einfach in den Text und ändern, ergänzen oder löschen Sie. Die Änderungen
werden sofort übernommen. Der Box-Link ist jedoch unveränderbar und es wird
eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie versuchen, diesen zu ändern.
14. Wählen Sie
aus folgenden Optionen:
● E-Mail sicher versenden, wenn Sie die
idgard-E-Mail versenden möchten.
Der Inhalt der E-Mail wird als idgard-Notiz in den Unterordner geladen, den das
idgard-Add-In für diese E-Mail erstellt hat. Alle eventuell vorhandenen Anhänge
der E-Mail werden ebenfalls in diesen Unterordner geladen. Empfänger erhalten
eine E-Mail, die den Link zur betreffenden Box enthält.
● Zurück zu E-Mail, wenn Sie die E-Mail
erneut in MS Outlook bearbeiten möchten.
Sie können Betreff, Empfänger und Anhänge noch einmal in MS Outlook bearbeiten.
Die neu erstellte idgard-Box wird gelöscht.
15. Senden Sie den Passcode über einen separaten
Kommunikationskanal, nachdem Sie die E-Mail über idgard versendet haben.
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