1. Öffnen Sie MS Outlook und
wählen Sie Neue E-Mail.
2. Geben
Sie im Feld An die Empfänger und im
Feld Betreff einen Betreff ein. Beim
Weiterleiten einer E-Mail sind nur die Empfänger einzugeben, beim Antworten
entfällt dieser Schritt ganz. Dateien, deren Größe die Restriktionen von MS
Outlook überschreiten, können Sie jedoch nur über idgard versenden.
3. Wählen Sie Senden mit idgard.
Das Login-Dialog von idgard wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
4. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein
und wählen Sie Anmelden.
Die Box-Übersicht wird angezeigt.
5. Wählen Sie
den Namen des gewünschten Datenraums. Die oberste Ebene der Ordnerstruktur wird angezeigt.
6. Navigieren
Sie zu dem Ordner, in den die idgard-E-Mail und deren Anhänge gespeichert
werden sollen.
7. Wählen Sie Weiter mit Sicherheitseinstellungen.
Es wird geprüft, ob die zuvor ausgewählten Empfänger Mitglieder im ausgewählten
Datenraum sind und Lesezugriff auf den ausgewählten Ordner haben. Wenn dies
nicht der Fall ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
8. Wählen Sie Speichern
und fortfahren.
Das idgard-Add-In legt im ausgewählten Ordner einen Unterordner für die
aktuelle E-Mail an. In diesen werden der Inhalt der E-Mail als idgard-Notiz und
alle Anhänge geladen.
9. Wählen Sie Datei(en) anhängen, wenn Sie weitere
Dateien versenden möchten. Navigieren Sie zu den gewünschten Dateien und öffnen
Sie diese. Die Dateigröße ist dabei nicht an die Restriktionen von MS Outlook
gebunden.
Die ausgewählten Dateien werden als Anhänge in die idgard-E-Mail geladen. Sie
können diese Anhänge auch wieder löschen, nicht aber die Anhänge, die Sie
bereits in MS Outlook in die E-Mail geladen haben.
10. Ändern Sie
bei Bedarf Ihren in MS Outlook verfassten E-Mail-Text. Klicken Sie dafür
einfach in den Text und ändern, ergänzen oder löschen Sie. Die Änderungen
werden sofort übernommen. Der Box-Link ist jedoch unveränderbar und es wird
eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie diesen versuchen zu ändern.
11. Wählen Sie aus folgenden
Optionen:
● E-Mail sicher versenden, wenn Sie die
idgard-E-Mail versenden möchten.
Der Inhalt der E-Mail wird als idgard-Notiz in den Unterordner geladen, den das
idgard-Add-In für diese E-Mail erstellt hat. Alle eventuell vorhandenen Anhänge
der E-Mail werden ebenfalls in diesen Unterordner geladen. Empfänger erhalten
eine E-Mail, die den Link zum betreffenden Ordner enthält.
● Zurück zu E-Mail, wenn Sie die E-Mail
erneut in MS Outlook bearbeiten möchten.
Sie können Betreff, Empfänger und Anhänge noch einmal in MS Outlook bearbeiten.
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