E-Mail über vorhandenen Datenraum versenden

1.  Öffnen Sie MS Outlook und wählen Sie Neue E-Mail.

2.  Geben Sie im Feld An die Empfänger und im Feld Betreff einen Betreff ein. Beim Weiterleiten einer E-Mail sind nur die Empfänger einzugeben, beim Antworten entfällt dieser Schritt ganz. Dateien, deren Größe die Restriktionen von MS Outlook überschreiten, können Sie jedoch nur über idgard versenden.

3.  Wählen Sie Senden mit idgard.
Das Login-Dialog von idgard wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.

4.  Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und wählen Sie Anmelden.

Die Box-Übersicht wird angezeigt.

5.  Wählen Sie den Namen des gewünschten Datenraums.  Die oberste Ebene der Ordnerstruktur wird angezeigt.

6.  Navigieren Sie zu dem Ordner, in den die idgard-E-Mail und deren Anhänge gespeichert werden sollen.

7.  Wählen Sie Weiter mit Sicherheitseinstellungen.

    Es wird geprüft, ob die zuvor ausgewählten Empfänger Mitglieder im ausgewählten Datenraum sind und Lesezugriff auf den ausgewählten Ordner haben. Wenn dies nicht der Fall ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die betreffenden Empfänger werden aufgelistet.

8.  Wählen Sie Speichern und fortfahren.

Das idgard-Add-In legt im ausgewählten Ordner einen Unterordner für die aktuelle E-Mail an. In diesen werden der Inhalt der E-Mail als idgard-Notiz und alle Anhänge geladen.

9.  Wählen Sie Datei(en) anhängen, wenn Sie weitere Dateien versenden möchten. Navigieren Sie zu den gewünschten Dateien und öffnen Sie diese. Die Dateigröße ist dabei nicht an die Restriktionen von MS Outlook gebunden.

Die ausgewählten Dateien werden als Anhänge in die idgard-E-Mail geladen. Sie können diese Anhänge auch wieder löschen, nicht aber die Anhänge, die Sie bereits in MS Outlook in die E-Mail geladen haben.

10.  Ändern Sie bei Bedarf Ihren in MS Outlook verfassten E-Mail-Text. Klicken Sie dafür einfach in den Text und ändern, ergänzen oder löschen Sie. Die Änderungen werden sofort übernommen. Der Box-Link ist jedoch unveränderbar und es wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie diesen versuchen zu ändern.

11.  Wählen Sie aus folgenden Optionen:

●    E-Mail sicher versenden, wenn Sie die idgard-E-Mail versenden möchten.
Der Inhalt der E-Mail wird als idgard-Notiz in den Unterordner geladen, den das idgard-Add-In für diese E-Mail erstellt hat. Alle eventuell vorhandenen Anhänge der E-Mail werden ebenfalls in diesen Unterordner geladen. Empfänger erhalten eine E-Mail, die den Link zum betreffenden Ordner enthält.

●    Zurück zu E-Mail, wenn Sie die E-Mail erneut in MS Outlook bearbeiten möchten.
Sie können Betreff, Empfänger und Anhänge noch einmal in MS Outlook bearbeiten.

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