Wenn Sie Zugriff auf vorhandene Boxen gewähren, ist zu beachten, dass alle bereits vorhandenen Box-Mitglieder und alle weiteren Empfänger des Freigabe-Links die Inhalte der Box einsehen können. Je nach Anwendungsfall zeigt idgard entsprechende Warnhinweise an und informiert Sie so über die Situation, die Folgen und gibt eine Handlungsempfehlung.
Folgende Szenarien können entstehen:
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Empfehlung |
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Typ 1: Die gewählte Box ist leer, aber hat bereits Box-Mitglieder. |
Die von Ihnen ausgewählte Box ist zu diesem Zeitpunkt leer, aber alle bereits vorhandenen Box-Mitglieder haben Zugriff darauf und können auch auf die Dateien, die Sie neu in die Box hochladen, zugreifen. Überprüfen Sie, ob nur die Empfänger Ihres Freigabe-Links oder alle Box-Mitglieder Zugriff auf die Inhalte, die Sie in die Box hochladen, erhalten sollen. Erstellen Sie gegebenenfalls eine neue Box. |
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Typ 2: Die gewählte Box ist nicht leer und das einzige Box-Mitglied ist der Besitzer der Box. |
Die von Ihnen ausgewählte Box enthält bereits Dateien. Alle Empfänger Ihres Freigabe-Links erhalten ebenfalls Zugriff auf diese Dateien. Wenn das nicht gewünscht ist, erstellen Sie eine neue Box. |
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Typ 3: Die gewählte Box ist nicht leer und alle Empfänger sind Box-Mitglieder. |
Die von Ihnen ausgewählte Box enthält bereits Dateien und andere Box-Mitglieder, die darauf zugreifen können. Auch die Box-Mitglieder, die nicht Empfänger Ihres Freigabe-Links sind, erhalten Zugriff auf die Dateien, die Sie neu hinzufügen. Überprüfen Sie, ob nur die Empfänger Ihres Freigabe-Links oder alle Box-Mitglieder Zugriff auf die Dateien, die Sie neu hinzufügen, erhalten sollen. Erstellen Sie gegebenenfalls eine neue Box. |
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Typ 4: Die gewählte Box ist nicht leer und hat Box-Mitglieder. Den Freigabe-Link erhalten Personen, die keine Box-Mitglieder sind. |
Die von Ihnen ausgewählte Box enthält bereits Dateien, auf die die Box-Mitglieder Zugriff haben. Alle Empfänger des Freigabe-Links und alle bereits vorhandenen Box-Mitglieder haben nach Erhalt Ihres Freigabe-Links Zugriff auf alle vorhandenen sowie neu hinzugefügten Dateien. Wenn das nicht gewünscht ist, erstellen Sie eine neue Box. |
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Typ 5: Die gewählte Box ist ein Datenraum. |
Die von Ihnen ausgewählte Box ist ein Datenraum. Alle Empfänger Ihres Freigabe-Links müssen Mitglieder dieses Datenraums sein und Leserechte haben, um auf den Ordner mit den von Ihnen übermittelten Daten zugreifen zu können. Wenn Empfänger die erforderlichen Bedingungen nicht erfüllen, zeigt idgard einen Warnhinweis an und listet die betreffenden Empfänger auf. |
Sie können die Anzeige der Warnhinweise deaktivieren, wenn Sie mit dem Inhalt der Warnung vertraut sind und diese als störend empfinden. Aktivieren Sie dafür im Warnhinweis das Kontrollkästchen Diesen Warnhinweis nicht mehr anzeigen. Die Deaktivierung ist bis zur Aktualisierung des idgard-Add-Ins für Microsoft Outlook aktiv.
Ausgenommen von dieser Regelung ist der Warnhinweis, der angezeigt wird, wenn Empfänger eines Freigabe-Links für einen Datenraum keine Mitglieder dieses Datenraums sind oder keine Leserechte darin besitzen. Diese Bedingungen sind die Voraussetzung dafür, dass der Freigabe-Link für den Datenraum erstellt werden kann.