1. Öffnen Sie MS Word und wählen
Sie die Optionen
Neu und Leeres
Dokument.
2. Wählen Sie das Menü idgard.
Das idgard-Menü wird angezeigt. Die
Optionen Öffnen und Speichern sind verfügbar.
3. Wählen
Sie Öffnen.
Der Login-Dialog von idgard wird
auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
4. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort
ein und wählen
Sie Anmelden. Die Box-Übersicht wird angezeigt.
5. Wählen Sie die gewünschte Box und navigieren Sie zu der MS Word-Datei, die Sie bearbeiten möchten.
Sie können die Datei auch boxenübergreifend über die Such-Funktion suchen. Geben Sie dafür in das Suchfeld
den Suchbegriff ein und wählen
Sie das Suche-Symbol.
Wenn Sie eine
Box ausgewählt haben,
werden alle darin
enthaltenen MS Word-Dateien angezeigt. Wenn
Sie die Suche
verwenden, wird bereits
nach Eingabe des zweiten Buch-
stabens nach Box-Namen gefiltert. Wenn Sie das Suche-Symbol gewählt haben, werden boxübergeifend alle
Dateien angezeigt, die den Suchbegriff im Dateinamen aufweisen.
6. Wählen Sie die Datei, die Sie bearbeiten möchten.
Die Datei
wird in einem
neuen Fenster in MS Word
geöffnet. Das idgard-Fenster auf der rechten Bildschirmseite wird nicht mehr
angezeigt. In der idgard-Box ist die geöffnete Datei als gesperrt gekennzeichnet, außer wenn Sie Box-Mitglied sind und keine Berechtigungen in Bezug auf die Datei besitzen.
7. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
8. Wählen Sie im idgard-Menü die Option Speichern.
Das Login-Dialog von idgard wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt. Sie sehen
die Box, in der die geänderte Datei bisher gespeichert war.
9. Wählen Sie Datei hochladen.
Innerhalb einer
idgard-Sitzung merkt idgard
sich den Namen
der geöffneten Datei. Wenn Sie sich in einer neuen
idgard-Sitzung befinden, müssen
Sie zunächst einen
Dateinamen eingeben und ein entsprechender Dialog wird angezeigt.
10. Wählen Sie eine der folgenden
Optionen:
● Ersetzen, wenn Sie die Datei überschreiben möchten. Diese Funktion
steht nur dem Besitzer
der Datei zur Verfügung.
Bei identischem Dateinamen
überschreibt idgard die Datei.
● Entsperren und ersetzen, wenn Sie die Datei
entsperren und überschreiben möchten. Diese Funktion steht
Ihnen nur zur Verfügung, wenn
Sie Ersteller oder
Verwalter der Box sind, in der sich die Datei befindet. Bei identischem Dateinamen entsperrt und
überschreibt idgard die Datei.
● Eine Kopie erstellen, wenn Sie
eine Kopie der
Datei hochladen möchten.
idgard fordert Sie auf, die Kopie der Datei zu benennen und speichert diese.
Wenn am Speicherort bereits
eine Datei mit dem angegebenen Namen existiert, speichert idgard die Datei unter dem Namen und dem Zusatz (1).
● Eine Kopie
erstellen und entsperren, wenn Sie als Besitzer der Datei eine Kopie der Datei hochladen und die Originaldatei entsperren möchten.
idgard fordert Sie auf, die Kopie der Datei zu benennen und speichert diese.
Wenn am Speicherort bereits
eine Datei mit dem angegebenen Namen existiert, speichert idgard die Datei unter dem Namen
und dem Zusatz
(1). Die Originaldatei wird entsperrt.
Alle bereits vorhandenen Mitglieder der ausgewählten Box haben Zugriff
auf die neu gespeicherte MS Office-Datei.
Sie können die
geänderte Datei auch
an einem anderen
Speicherort in derselben Box, in einer anderen, bereits vorhandenen Box
oder in einer neuen idgard-Box speichern. Grundsätzlich können
Sie auch in jeder vorhandenen oder neuen Box neue Ordner
anlegen. Sobald Sie den Speicherort ändern, ändern sich jedoch auch
die Optionen, die Ihnen zur Speicherung der Datei zur Verfügung
stehen.