In der Benutzer-Administration können Sie über die Funktion Benutzer erstellen neue Benutzer erstellen. Diese Funktion ist in der Kopfleiste verfügbar. Wenn Sie jedoch einen oder mehrere Benutzer in der Benutzer-Übersicht ausgewählt haben, enthält die Kopfleiste die verfügbaren Batch-Aktionen.

So erstellen Sie neue Benutzer:

1.  Wählen Sie in der Seitenleiste das Menü Benutzer.
Die Benutzer-Administration wird angezeigt und enthält eine Übersicht aller Benutzer.

2.  Wählen Sie in der Kopfleiste die Option Benutzer erstellen.
Am rechten Bildschirmrand wird der Dialog Benutzer erstellen und darin der Schritt Details angezeigt.

3.  Geben Sie im Bereich Allgemein im Feld Name den Vor- und Nachnamen des neuen Benutzers ein.

4.  Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein.

5.  Geben Sie optional im Feld Telefonnummer die Telefonnummer des neuen Benutzers ein.

6.  Geben Sie optional im Feld Organisation den Namen der Organisation oder Firma ein, zu der der neue Benutzer gehört.

7.  Geben Sie optional im Feld Beschreibung Informationen ein.

8.  Wählen Sie im Bereich Lizenz in der Drop-down-Liste aus folgenden Optionen:

●    Volllizenz, wenn der neue Benutzer eine Volllizenz erhalten soll.

●    Gastlizenz, wenn der neue Benutzer nur eine Gastlizenz erhalten soll. Wenn die Gastlizenz befristet sein soll, aktivieren Sie die Checkbox Ablaufdatum festlegen und legen Sie im Feld darunter das Datum fest, an dem die Gastlizenz ablaufen soll.

9.  Wählen Sie im Bereich Benutzergruppen in der Drop-down-Liste die Benutzergruppen aus, denen Sie den neuen Benutzer zuweisen möchten. Alternativ können Sie einen Suchbegriff im Feld Suchen eingeben. Mit Eingabe jedes Buchstabens wird die Liste der verfügbaren Benutzergruppen aktualisiert, so dass nur noch mögliche Treffer angezeigt werden.

10. Wählen Sie Weiter.
Der Schritt Berechtigungen wird angezeigt, wenn es sich um einen neuen Benutzer mit Volllizenz handelt. Für Benutzer mit Gastlizenz müssen keine Berechtigungen gesetzt werden und es wird gleich der nächste Schritt Zugang angezeigt.

11. Wählen Sie im Bereich Darf folgende Boxtypen anlegen die Boxtypen aus, die der neue Benutzer anlegen darf. Sie haben folgende Optionen:

●    PrivacyBox: Der neue Benutzer darf PrivacyBoxen anlegen.

●    Temporäre Box: Der neue Benutzer darf temporäre Boxen anlegen.
Das Feld Maximale Lebensdauer wird angezeigt. Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, an denen die Box aktiv sein soll, bevor diese automatisch gelöscht wird.

●    Datenräume: Der neue Benutzer darf Datenräume anlegen. Dies ist nur möglich, solange Datenraumlizenzen verfügbar sind.

●    Box teilen: Der neue Benutzer darf eigene Boxen mit anderen teilen.

12. Wählen Sie im Bereich Gasterstellungsoptionen die Arten von Gästen, die der neue Benutzer erstellen darf. Sie haben folgende Optionen:

●    Dauerhafter Gast: Der neue Benutzer darf Gäste mit unbefristeten Benutzerkonten anlegen.

●    Temporärer Gast: Der neue Benutzer darf Gäste anlegen, deren Benutzerkonto zu einem bestimmten Datum automatisch gelöscht wird.

13. Wählen Sie im Bereich Berechtigungen anzeigen die Arten von Benutzern, die der neue Benutzer sehen darf. Wählen Sie eine der folgende Optionen:

●    Kann selbst eingeladene Gäste und andere Volllizenzen sehen: Der neue Benutzer darf selbst eingeladene Gäste und andere Benutzer mit Volllizenzen sehen.

●    Kann nur selbst eingeladene Gäste sehen: Der neue Benutzer darf nur selbst eingeladene Gäste sehen.

●    Kann alle Lizenzen des Accounts sehen: Der neue Benutzer darf alle Lizenzen des Accounts sehen.

14. Wählen Sie Weiter.
Der Schritt Zugang wird angezeigt.

●    Keiner Box zuordnen, wenn der neue Benutzer mit Gastlizenz zunächst auf keine Box zugreifen darf.

●    Erstellen Sie eine gemeinsame PrivacyBox, wenn Sie eine PrivacyBox für die gemeinsame Nutzung erstellen möchten. Sobald der neue Benutzer mit Gastlizenz erstellt wurde, wird eine PrivacyBox erstellt und in der Box-Übersicht angezeigt. Auf diese PrivacyBox darf der neue Benutzer mit Gastlizenz nach erfolgreicher Registrierung zugreifen.

●    Zu einer bestehenden Box einladen, wenn der neuer Benutzer mit Gastlizenz auf eine bereits bestehende Box zugreifen darf. Wählen Sie dafür unter Box auswählen die Box aus, auf die der neue Benutzer mit Gastlizenz nach erfolgreicher Registrierung zugreifen darf.

16. Legen Sie im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Registrierung fest, wie sich der neue Benutzer bei der Registrierung authentifizieren soll. Wählen Sie dazu aus der Liste eine der folgenden Optionen:

●    Passcode: Der neue Benutzer muss sich bei der Registrierung mit einem Passcode authentifizieren.
Die Felder Passcode und Telefonnummer werden angezeigt. Geben Sie im Feld Passcode einen 5-stelligen Passcode ein oder wählen Sie das Symbol Aktualisieren, um einen Passcode zu generieren. Kopieren Sie den Passcode für den späteren Versand. Geben Sie im Feld Telefonnummer die Telefonnummer des neuen Benutzers ein, wenn Sie den Passcode per SMS versenden möchten. Wahlweise können Sie den Passcode auf einem anderen Kommunikationsweg übermitteln.

●    LoginCard: Der neue Benutzer muss die Daten Ihrer LoginCard für die Registrierung verwenden.
Die Felder LoginCard und Code der LoginCard werden angezeigt. Geben Sie die auf Ihrer LoginCard aufgedruckte Nummer in das Feld LoginCard ein. Wählen Sie LoginCard testen, um die LoginCard zu registrieren und zu prüfen. Geben Sie im Feld Code der LoginCard den von Ihrer LoginCard generierten Code ein.

●    Keine: Der neue Benutzer darf sich ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung registrieren.

17. Legen Sie im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung fest, wie sich der neue Benutzer nach der Registrierung bei der Anmeldung in der idgard-App authentifizieren soll. Wählen Sie dazu aus der Liste eine der folgenden Optionen:

●    Authenticator-App – Einmalpasswort: Der neue Benutzer muss zusätzlich zu Benutzernamen und Passwort auch ein einmaliges Passwort eingeben, das über die Authenticator-App generiert wird.

●    SMS Passcode: Der neue Benutzer muss sich bei der Registrierung mit einem Passcode authentifizieren, den dieser per SMS erhält.
Das Feld Telefonnummer wird angezeigt. Geben Sie die Telefonnummer des neuen Benutzers ein, an die der SMS-Passcode geschickt werden soll.

●    LoginCard: Der neue Benutzer muss die Daten Ihrer LoginCard für die Registrierung verwenden.
Die Felder LoginCard und Code der LoginCard werden angezeigt. Geben Sie die auf Ihrer LoginCard aufgedruckte Nummer in das Feld LoginCard ein. Wählen Sie LoginCard testen, um die LoginCard zu registrieren und zu prüfen. Geben Sie im Feld Code der LoginCard den von Ihrer LoginCard generierten Code ein.

●    Keine: Der neue Benutzer darf sich ohne 2-Faktor-Authentifizierung anmelden.

18. Wählen Sie Benutzer erstellen.
Der neue Benutzer wird angelegt und der Registrierungslink angezeigt.

●    Symbol Kopieren neben dem Registrierungslink, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren.

●    Sende Passcode per SMS, wenn Sie den Passcode per SMS versenden möchten. Der Passcode kann nur erfolgreich versendet werden, wenn eine Telefonnummer für den neuen Benutzer hinterlegt wurde.

●    Einladungslink senden, wenn Sie den Registrierungslink per E-Mail mit einem Einladungstext versenden möchten. Wählen Sie dafür die Option In E-Mail-Client öffnen, das gewünschte E-Mail-Programm und Link öffnen.

Sie können mehrere oder alle Optionen nacheinander wählen. Achten Sie darauf, den Registrierungslink und den Passcode über unterschiedliche Kommunikationskanäle zu versenden.