Einen Datenraum teilen: Einmaliger Zugriff auf Dateien für Benutzer ohne Lizenz
Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit One-Time Access (OTA) Dateien oder Ordner in einem Datenraum mit externen Nutzern teilen können, die keine idgard-Lizenz besitzen.
Was ist One-Time Access (OTA)?
OTA ist eine sichere und bequeme Möglichkeit, Inhalte aus Datenräumen mit externen Nutzern zu teilen, die kein idgard-Konto haben. Über einen einmaligen Link können Nutzer auf freigegebene Dateien zugreifen, ohne eine Lizenz zu erstellen oder ein dauerhaftes Konto einzurichten. Diese Funktion eignet sich ideal für gelegentliche Zusammenarbeit oder externe Partner.
Wenn ein Datenraum so konfiguriert ist, dass OTA ohne ein idgard-Konto möglich ist, werden Empfänger des OTA-Links nun zu einer Login-Seite weitergeleitet, auf der sie folgende Optionen haben:
- Sich mit einem bestehenden idgard-Konto anmelden.
- Ohne Konto fortfahren und direkt auf die Dateien zugreifen.
Einen Datenraum für das Teilen konfigurieren
Um Inhalte zu teilen, müssen Sie den Datenraum zuerst konfigurieren:
Melden Sie sich bei idgard an.
Öffnen Sie auf Ihrem Dashboard den Datenraum, den Sie teilen möchten.
Freigabeeinstellungen anpassen:
- Wählen Sie das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seite.
- Wählen Sie Einstellungen der Box.
- Gehen Sie zum Tab Datenraum.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen One Time Access (Einmalzugriff) aktivieren.
- Wählen Sie Speichern.
Datenräume teilen
- Gehen Sie zum Datenraum, den Sie teilen möchten, und wählen Sie Teilen.
- Wählen Sie Link teilen unter Datenraum-Link erzeugen.
- Wählen Sie aus, wie viele Lese-Zugriffe der Empfänger erhält und ob ein Passcode verwendet werden soll.
- Wählen Sie Speichern.
Der Freigabelink wurde erstellt. - Senden Sie den Freigabelink an den gewünschten Empfänger.
Zugriff auf Dateien über den OTA-Link (für Empfänger)
Empfänger des OTA-Links können die freigegebenen Inhalte wie folgt aufrufen:
Den Freigabelink öffnen:
- Der Empfänger klickt auf den Link, der ihn zur idgard-Login-Seite führt.
Eine Login-Option wählen:
- Option 1: Mit einem bestehenden idgard-Konto anmelden.
- Option 2: Ohne Konto fortfahren, um direkt auf die Dateien zuzugreifen.
Freigegebene Inhalte aufrufen:
- Nach der Anmeldung oder der Auswahl der Option Zugang ohne ein idgard-Konto erhält der Empfänger einmaligen Zugriff auf die freigegebenen Dateien.
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