Box teilen - Einmalzugriff auf Dateien für Benutzer ohne Lizenz
Box teilen
Nur wenn Sie Ersteller oder Verwalter der Box sind und Sie
zusätzlich die Berechtigung haben eine Box teilen zu dürfen, können Sie diese
Funktion ausführen.
Die Funktion „Box teilen“ setzen Sie ein, wenn:
- Sie einem externen Gast ohne idgard®-Lizenz einen "einmaligen Zugriff" zum Herunterladen von Dokumenten gestatten möchten
- Sie einem idgard®-Nutzer mit einer Lizenz eines anderen idgard®-Accounts den Zugriff auf die Dokumente dieser Box ermöglichen möchten.
Bitte beachten Sie folgendes: Jede PrivacyBox, die von Ihnen erstellt wird, ist versiegelt. Möchten Sie die Funktion „Box teilen“ nutzen, ist die Versiegelung aufgehoben. Die Box ist geöffnet, so lange Sie Zugriffe auf diese Box ermöglichen. ( Zugriffskontingent >0)
Der Administrator muss einem Volllizenz-Nutzer die Berechtigung zum Teilen einer Box geben. Möchten Sie die Box mit jemandem teilen, bekommt dieser einen "einmaligen Zugriff" zum Herunterladen von Dokumenten, sofern dieser über keine idgard®-Lizenz verfügt. Nachdem das Kontingent an Zugriffen erschöpft ist ( Zugriffskontingent =0) , wird diese Box automatisch wied er versiegelt und der Box-Link ist ungültig. Es könnte sein, dass der Administrator Ihres idgard®-Accounts die Nutzung eines Passcodes zwingend erforderlich macht.
So gehen Sie vor:
Jede Nutzung des Box-Links für Nutzer ohne Lizenz wird im Mitgliederbereich der Box unter „Liste der Nutzer mit einmaligem Zugriff“ dokumentiert.
- Öffnen Sie die Box.
- Öffnen Sie das 3-Punkte-Menü oben in der grünen Werkzeugleiste.
- Rufen Sie die Option „Teilen“ auf. Wählen Sie "Link teilen".
- Legen Sie die Anzahl der Zugriffe fest. Die Anzahl der Zugriffe richtet sich nach der Anzahl der Personen, die auf diesen Box-Link zugreifen sollen. Nach Gebrauch des Links wird die Zahl der Zugriffe heruntergezählt. Soll nur eine Person auf den Inhalt der Box zugreifen dürfen, so stellen Sie die Anzahl der Zugriffe auf 1.
- Evtl. aktivieren Sie einen „Passcode“ zur Nutzung der sicheren 2 FA Methode. Dieser Passcode muss vom Absender dieses Links auf einem zweiten Weg (z. B. per SMS oder E-Mail) an den Empfänger weitergeleitet werden.
- Speichern Sie Ihre Eingaben, dann erscheint ein Box-Link.
- Aktivieren Sie die Option "Einladung per E-Mail versenden" . Tragen Sie den Namen der Person ein, die den Box-Link erhalten soll. Sollten Sie nur einer Person den Zugriff erlauben, können Sie die Informationen für das Registrierungsformular vorab ausfüllen. Ist Ihr E-Mail-Client auf Ihrem Computer als Standard- Programm hinterlegt, fügt sich der Einladungstext mit dem Boxlink in Ihren E-Mail-Client ein und kann von Ihnen dort angepasst werden.
Sie können eine Box auch mit Nutzern eines anderen idgard®-Accounts teilen. Da diese bereits über eine Lizenz verfügen, wird sich diese Box in deren Box-Übersicht dauerhaft einfügen. Dieser Nutzer kann dauerhaft auf die Daten dieser Box zugreifen mit allen Rechten, die Sie ihm im Mitgliederbereich der Box gewähren.
Klickt ein Nutzer auf einen ihm zugesandten Boxlink, so erhält er zwei Anmeldemasken. Ist dieser Nutzer nicht mit einer Lizenz bei idgard® angelegt und soll er nur den Inhalt einer Box/Datenraums herunterladen, so meldet er sich mit der linken Maske bei idgard® an. Hat er in einem anderen idgard®-Account eine Lizenz, so meldet er sich mit seinen Anmeldedaten in der rechten Anmeldemaske an.
Um die Sicherheit zu erhöhen, kann für einen erneuten Zugriff ein neuer Box-Link erzeugt werden. Sie versiegeln die Box wieder, indem Sie die Zugriffe auf 0 stellen. Öffnen Sie die Box erneut indem Sie die Zugriffe erhöhen und diese Änderung speichern erhalten Sie einen neuen Box-Link. Der vorherige Box-Link ist damit ungültig.
Jeder Zugriff eines Nutzers ohne Lizenz ist in der Mitgliederliste einer Box unter "Liste der Benutzer mit einmaligem Zugriff" dokumentiert. Sie können den Zugriff einer aktiven Sitzung durch einen Klick auf "Zugang trennen" schließen.
Screenshot der Mitgliederliste:
Ähnliche Artikel zu diesem Thema finden Sie hier:
Dieser Artikel konnte Ihre Frage nicht beantworten?
Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.
| Ticket erstellen |
Haftungshinweis/Disclaimer
Der Inhalt dieser Onlinehilfe dient lediglich zu Informations- und Dokumentationszwecken für das Produkt idgard® und kann jederzeit ohne Vorankündigungen geändert werden. Für Fehler oder Ungenauigkeiten übernehmen wir keine Verantwortung oder Haftung. Aufgrund technischer Weiterentwicklungen behält sich die uniscon GmbH jederzeit vor, den Funktionsumfang des Produkts zu ändern.
(C) uniscon GmbH
Related Articles
Eine temporäre Box erstellen
Temporäre Box erstellen Eine temporäre Box ist in den Lizenz-Pakten Essential-, Growth und Enterprise enthalten. Ist die Funktion zum Erstellen von temporären Boxen inaktiv, wenden Sie sich an den Administrator Ihres idgard®-Accounts. Der ...Einen Datenraum teilen: Einmaliger Zugriff auf Dateien für Benutzer ohne Lizenz
Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit One-Time Access (OTA) Dateien oder Ordner in einem Datenraum mit externen Nutzern teilen können, die keine idgard-Lizenz besitzen. Was ist One-Time Access (OTA)? OTA ist eine sichere und bequeme Möglichkeit, ...Eine PrivacyBox erstellen
PrivacyBox erstellen Eine PrivacyBox erstellen Sie, um dort Dateien mit anderen Nutzern idgard® zu teilen. Sie fügen Nutzer zu dieser Box hinzu und machen diese zum Mitglied der PrivacyBox. In der Mitgliederliste geben Sie den Benutzer die ...Sicherer Versand von E-Mail-Anhängen mit der BoxMail
BoxMail erstellen Mit der Funktion „BoxMail“ wird eine versiegelte temporäre Box erstellt. Eine BoxMail zeichnet sich dadurch aus, dass Sie in wenigen Schritten eine sichere Box erstellen, Dateien an Nutzer versenden und den Zugriff über die Eingabe ...Wechseln des Box-Typs
Wechseln des Box-Typs Vorausgesetzt Sie haben eine Volllizenz und die entsprechende Berechtigung als Ersteller oder Verwalter der Box, können Sie eine temporäre Box in eine PrivacyBox umwandeln eine PrivacyBox in eine temporäre PrivacyBox umwandeln ...