Dokumentenklassen definieren

Dokumentenklassen definieren

Konfiguration der Dokumentenklassen in der Administration 

Diese Funktion ist nur im Enterprise-Paket enthalten. Nur im Datenraum steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung.  Bei der Klassifizierung von Dokumenten geben Sie einem Dokument beim Hochladen eine zusätzliche Information. Diese Funktion ist vom Administrator frei konfigurierbar und kann für jeden Bedarf eingesetzt werden.  Bevor Sie die Dokumente klassifizieren können, muss der Administrator Dokumentenklassen definieren.  Wird einem Dokument eine Klasse zugewiesen, ist diese nur für Nutzer mit einer Volllizenz zu sehen.

Wird eine Dokumentenklasse definiert, erscheint dieses im  Administration-Log. Dazu gehören:  
- Erstellung einer neuen Klassifikation
- Änderung einer bestehenden Klassifikation
- Löschung einer bestehenden Klassifikation
- Klassifizierung beim Hochladen von Dateien erzwingen



So gehen Sie vor:  
  1.  Öffnen Sie die Administration.          
  2. Klicken Sie auf das  „3-Punkte“-Menü  oben rechts in der Werkzeugleiste.
  3. Wählen Sie die  „unternehmensweiten Einstellungen“  aus.       
  4. Öffnen Sie die Registerkarte "Boxen".           
  5. Scrollen Sie nach unten in dem Bereich "Dokumentklassifizierung".      
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche   "Neue Klasse definieren" .    
  7. Im Feld  „Name“  fügen Sie die Bezeichnung ein, mit der das Dokument klassifiziert werden soll. Das Feld  „Beschreibung“  ist optional.      
  8. Definieren Sie als erstes eine Klasse als  Standard-Klasse.         
  9. Alle folgenden Einträge können Sie auf  „aktiv“  oder  „deaktiviert“  setzen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Bearbeiten".   
  10. Aktivieren Sie nun die Funktion  "Dokumentenklassifizierung beim Hochladen von Dateien erzwingen"  über die Checkbox.
  11. Möchten Sie eine Dokumentenklasse löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen".

Setzen Sie eine Klasse auf deaktiviert, hat diese keinen Einfluss auf ein bereits klassifiziertes Dokument. Eine Klasse kann nicht gelöscht werden, wenn ein Dokument mit dieser Klasse versehen ist. Eine Dokumentenklasse ist nur nach einer erneuten Anmeldung aktiv,


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