Ein Datenraum bietet Revisionssicherheit. Alle Aktionen der Nutzer werden in einem Journal gespeichert und können bei entsprechender Berechtigung eingesehen werden. Außerdem können Sie Dokumente mit Wasserzeichen versehen, einen Alarm für Massendownloads einstellen, Zugriffe beschränken und den Inhalt automatisch löschen lassen.

Um Datenräume erstellen zu können, ist das Growth- oder Enterprise-Paket erforderlich. Für jeden Datenraum wird eine Lizenz benötigt.

 

Voraussetzungen

●    Sie sind ein Volllizenz-Nutzer.

●    Sie haben von Ihrem Administrator die Berechtigung zur Erstellung von Datenräumen erhalten.

 

So erstellen Sie einen Datenraum:

1.   Wählen Sie das Symbol Neue Box erstellen .
Die Registerkarte Name & Box-Typ wird angezeigt.

2.   Geben Sie im Feld Box-Name einen Namen für den Datenraum ein. Der Name darf nicht mehr als 64 Zeichen enthalten und nicht auf einen Punkt enden. Folgende Zeichen dürfen nicht enthalten sein: /, \, ?, *, >, |, $, ;

3.   Optional: Geben Sie bei Bedarf im Feld Beschreibung der Box eine Beschreibung für den Datenraum ein.

4.   Wählen Sie unter Box-Typ die Option Datenraum aus.

5.   Wählen Sie das Symbol Weiter .
Die Registerkarte Allgemeine Einstellungen wird angezeigt.

6.   Optional: Wenn Sie die Backup-Funktion nicht nutzen möchten, deaktivieren Sie die Option Backup aktiv mit dem Schieberegler. Beachten Sie, dass es bei Deaktivierung kein Backup für diese Box gibt. Wenn die Backup-Funktion für Ihre Organisation nicht verfügbar ist, ist diese Funktion grau hinterlegt.

7.   Optional: Wählen Sie unter Zugriffseinstellungen Folgendes:

●    Zugriff nur für Box-Mitglieder, um nur Box-Mitgliedern den Zugriff auf die Box zu erlauben.

●    Box-Link erzeugen, um Benutzern, die nicht Box-Mitglied sind oder kein idgard-Benutzerkonto haben, den Zugriff auf die Box zu erlauben.

 

8.   Wenn Sie einen Box-Link erzeugen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie im Feld Zugangskontingent ein, wie viele Zugriffe Sie auf die Box erlauben möchten. Werte zwischen 1 und 9999 sind möglich.

2. Aktivieren Sie die Option Passcode, um den Zugriff mit einem Passcode zu schützen. Der Passcode wird durch einen Zufallsgenerator generiert. Wählen Sie

 

●    das Symbol Kopieren  neben dem Passcode, um den Passcode zu kopieren.

●    das Symbol Aktualisieren , um einen neuen Passcode zu generieren.

●    das Feld Passcode eingeben, um manuell eine Zeichenfolge einzugeben.

 

3. Wählen Sie das Symbol Kopieren .
Der Passcode wird in die Zwischenablage Ihres mobilen Endgeräts kopiert.

 

9.   Wählen Sie das Symbol Weiter .
Die Registerkarte Voreingestellte Berechtigungen wird angezeigt.

10.         Optional: Setzen Sie die Berechtigungen für die Box:

●    Lesen für das Öffnen und Herunterladen von Dateien und Nachrichten

●    Schreiben für das Hochladen von Dateien und das Erstellen von Nachrichten

●    Löschen für das Löschen von Dateien

●    Mitglieder für das Anzeigen anderer Box-Mitglieder

●    Chat für das Lesen und Erstellen von Chat-Beiträgen

●    Journal anzeigen für das Anzeigen des Datenraumjournals

 

Hinweis: Bei diesen Berechtigungen handelt es sich um Standard-Berechtigungen für neue Boxmitglieder. Die Berechtigungen können für jeden Nutzer geändert werden.

11.         Wählen Sie das Symbol Weiter .
Die Registerkarte Datenraum-Einstellungen wird angezeigt.

12.         Optional: Aktivieren Sie die Option Benachrichtigung beim Massendownload, um folgende Schwellenwerte für den Journaleintrag festzulegen:

●    Anzahl der Downloads: maximale Anzahl der Downloads im definierten Intervall

●    Download-Intervall: Zeitspanne für die maximale Anzahl der Downloads

 

Wenn einer dieser Schwellenwerte bei einer Aktion überschritten wird, wird die Aktion mit einer Alarmmeldung im Journal angezeigt.

13.         Optional: Aktivieren Sie Keine Lese-Download-Aktivitäten aufzeichnen, um die Aktionen Lesen und Herunterladen aus dem Journal auszuschließen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

14.         Optional: Aktivieren Sie die Option Zustimmung der Nutzungsvereinbarung des Datenraums erzwingen, um die Zustimmung zur Nutzungsvereinbarung für den Datenraum zu erzwingen. Im Feld Nutzungsvereinbarung können Sie eine entsprechende Information eingeben.

15.         Wählen Sie in der Symbolleiste das Symbol Speichern .
Der neue Datenraum wird erstellt und auf der Startseite in der Box-Übersicht angezeigt.