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idgard®-App für Microsoft Teams: Nutzer mit Gastlizenz erstellen

Nutzer mit Gastlizenz anlegen/ temporärer Gast/ dauerhafter Gast

Sie legen eine Person eines anderen Unternehmens mit einer Gastlizenz an, um ihm zu ermöglichen Daten mit anderen Nutzern sicher auszutauschen. Haben Sie einen Nutzer mit einer Gastlizenz angelegt, senden Sie ihm den Link für dessen Registrierung zu.  Der Nutzer legt sich bei der Registrierung selbst Anmeldedaten an.  Um einen Gastlizenz-Nutzer anlegen zu können, benötigen Sie mindestens eine Volllizenz und die entsprechenden Berechtigungen einen dauerhaften oder temporären Gast erstellen zu dürfen. 
Sie können einen Gast mit einer temporären oder einer dauerhaften Lizenz anlegen. Ein temporärer Gast wird nach 30 Tagen Inaktivität automatisch gelöscht. In der  idgard® Web-App können Sie diese 30 Tage um weitere Tage verlängern. Hat sich ein temporärer Gast während dieses Zeitraums angemeldet, wird die Lizenz dieses Gastes nicht gelöscht und der Countdown von 30 Tagen beginnt von vorne. Ein dauerhafter Gast ist fortwährend an diese Lizenz gebunden. Erst, wenn dieser Gast gelöscht wird, wird die Lizenz wieder frei. Mit der freien Lizenz kann eine andere Person als Gast angelegt werden.



So gehen Sie vor:
  1. Öffnen Sie die Box.
  2. Klicken Sie auf die Funktion "Teilen".
  3. Wählen Sie die Funktion "Gast erstellen" aus.
  4. Wählen Sie  "dauerhafter Gast" oder "temporärer Gast"  im Feld  „Typ“  aus.
  5. Füllen Sie das Formular mit den Stammdaten des Gastlizenz-Nutzers aus.
  6. Fügen Sie die E-Mail-Adresse ein.
  7. Optional: Fügen Sie die Telefonnummer für den SMS-Versand eines Passcodes ohne Leerzeichen und ohne Striche ein. Der Telefonnummer muss die Länderkennzahl mit einem Pluszeichen vorangestellt sein. z.B +49...Aus Sicherheitsgründen ist eine Mobilfunknummer einer Festnetztelefonnummer vorzuziehen. 

Zugriffseinstellungen:
Optional können Sie einen Gast mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung belegen. Es kann jedoch sein, dass eine Methode für die Zwei-Faktor-Authentifizierung von der Administration Ihres idgard®-Accounts erzwungen ist.



So gehen Sie vor:
  1. Soll die Richtigkeit der sich registrierenden Person bestätigt werden, wählen Sie eine Methode für den zweiten Faktor aus. Angeboten wird Ihnen der Versand eines Passcodes per SMS an die angegebene Telefonnummer. Wählen Sie die SMS-Option aus, können Sie einen Passcode über den Button „Aktualisieren“ generieren oder Sie geben selbst einen 5-stelligen Passcode ein. Sie können den Passcode über ein anderes Medium wie Telefon, SMS, E-Mail oder über einen Chat-Kanal von Microsoft Teams an den Nutzer weitergeben. Die Registrierung erfolgt über einen Browser.
  1. Soll die Richtigkeit der sich anmeldenden Person bestätigt werden, so wird bei jeder Anmeldung der ausgewählte zweite-Faktor dem Nutzer zugesandt. Sie können in dem Feld „Login 2-Faktor“ einem Nutzer die Anmeldung per Passcode zuweisen. Zur Auswahl steht auch hierbei der Passcode, der per SMS an die angegebene Telefonnummer geschickt wird. Für jede versendete SMS wird eine Gebühr erhoben.

Sie beenden das Anlegen eines Nutzers mit Gastlizenz über den Button „Einladung senden“. Anschließend wird ein Registrierungslink generiert. Fügen Sie diesen in eine E-Mail ein und senden Sie diese an den entsprechenden Empfänger, der damit zu dem idgard®-Account eingeladen wird. Ein Nutzer mit einer Gastlizenz kann nur über die idgard® Web-App am Datenaustausch teilnehmen.

 



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