Sitzungsmappe anlegen | idgard®

Sitzungsmappe anlegen

Sitzungsmappe im Datenraum anlegen

Die Funktion "Sitzungsmappe" ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. Die Sitzungsmappe besteht aus einem Deckblatt, einem Inhaltsverzeichnis und den darunter eingefügten PDF-Dateien. Wobei jede PDF-Datei mit einem Deckblatt versehen ist. Die Sitzungsmappe erhält den Namen des Ordners, unter dem die Sitzungsmappe angelegt wird. Damit alle Dateien in einer PDF-Datei zusammengeführt werden können müssen das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis in eine Vorlage umgewandelt werden. Sie können die Sitzungsmappe auch in einem anderen Zielordner verschieben, der sich von dem vorgegebenen Speicherplatz unterscheidet.

Die Standard-Vorlagen finden Sie hier:  Vorlagen

Falls Sie das Standard-Deckblatt/Inhaltsverzeichnis an Ihr  Layout anpassen wollen, können Sie uns Ihr Layout als Word-Datei im docx-Format schicken – Wir passen diese Dateien als Dienstleistung entsprechend an und wandeln sie in eine Vorlage für Ihre Sitzungsmappe um.

Die Sitzungsmappe besteht aus einem Zusammenschluss von PDF-Dateien,  die sich in einer bestimmten Ordnerstruktur befinden. Es ist empfehlenswert, die Sitzungsmappe von dem Ersteller oder von dem Verwalter des Datenraums anlegen zu lassen. Nur der Ersteller oder der Verwalter können bei Bedarf Dokumente innerhalb der Ordnerstruktur verschieben . Handelt es sich bei der Person, die eine Sitzungsmappe anlegt, nicht um den Ersteller des Datenraums, sollte diese mindestens Lese und Schreibrechte im Datenraum besitzen.

Einfache Sitzungsmappe erstellen



So gehen Sie vor:

Nutzen Sie dafür die Funktion  „Einfache Sitzungsmappe“ .

Sie können jetzt alle Ihre PDFs in einer einzigen PDF-Datei als Sitzungsmappe zusammenfassen.

Verwenden Sie die Funktion „Einfache Sitzungsmappe“, um in einem Ordner alle PDFs in einer Datei zusammenzuführen und dabei Ihre ausgewählten Vorlagen für Deckblatt und Inhaltsverzeichnis anzuwenden.

  1.       Sie haben von uns die für die Sitzungsmappe angepassten Vorlagen für das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis erhalten.
  2.       Klicken Sie auf das  „+“-Zeichen  in der Werkzeugleiste oben.
  3.       Wählen Sie die Option  „Sitzungsmappe“  aus.
  4.       Wenn Sie in das  obere Feld klicken , können Sie sich  Beispiele einer Ordnerstruktur für eine  einfache Sitzungsmappe  anzeigen lassen.
  5.       Legen Sie eine Ordnerstruktur an.  Dabei wird in der linken Abbildung die Ordnerstruktur im Datenraum angegeben. Rechts daneben finden Sie die entsprechende Umsetzung in der Sitzungsmappe.  
  6.      Stellen Sie im oberen Feld  „Einfache Sitzungsmappe“  ein.
  7.     Wählen Si e unter der Option  „Quellverzeichnis“ den Ordner aus , unter dem die  Sitzungsmappe laut vorgegebener Struktur abgelegt werden soll.
  8.       W ählen Sie unter der Option  „Zielverzeichnis“ den Ordner aus unter dem die Sitzungsmappe anschließend abgelegt werden soll.
  9.     Wählen Sie die  Vorlage  für das  Deckblatt  aus.
  10.      Wählen Sie die  Vorlage  für das  Inhaltsverzeichnis  aus.
  11.     Klicken Sie auf die Schaltfläche  SITZUNGSMAPPE ERSTELLEN “  .

Öffnen Sie den Ordner, in dem die Sitzungsmappe gespeichert wurde. Die Sitzungsmappe hat den Namen des darüber liegenden Ordners erhalten. In der Sitzungsmappe sind alle PDF-Dateien enthalten.

 

Strukturierte Sitzungsmappe erstellen


So gehen Sie vor:

Nutzen Sie dafür die Funktion „Strukturierte Sitzungsmappe“.


  • Sie haben von uns die für die Sitzungsmappe angepassten Vorlagen für das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis erhalten.

  • Klicken Sie auf das „+“-Zeichen in der Werkzeugleiste oben.

  • Wählen Sie die Option „Sitzungsmappe“ aus.

  • Wenn Sie in das obere Feld klicken, können Sie sich Beispiele einer Ordnerstruktur für eine strukturierte Sitzungsmappe anzeigen lassen.

  • Legen Sie eine Ordnerstruktur an, wie sie in der Abbildung als Beispiel zu sehen ist. Dabei wird in der linken Abbildung die Ordnerstruktur im Datenraum angegeben. Rechts daneben finden Sie die entsprechende Umsetzung in der Sitzungsmappe.

  • Stellen Sie im oberen Feld „Strukturierte Sitzungsmappe“ ein.

  • Wählen Sie unter der Option  „Quellverzeichnis“  den Ordner aus unter dem die Sitzungsmappe laut vorgegebener Struktur abgelegt werden soll.

  • Wählen Sie unter der Option  „Zielverzeichnis“  den  Ordner aus unter dem die  Sitzungsmappe   anschließend  abgelegt werden soll.

  • Wählen Sie die Vorlage für das Deckblatt aus.

  • Wählen Sie die Vorlage für das Inhaltsverzeichnis aus.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „SITZUNGSMAPPE ERSTELLEN“ .

Öffnen Sie den Ordner, in dem die Sitzungsmappe gespeichert wurde. Die Sitzungsmappe hat den Namen des darüber liegenden Ordners erhalten. In der Sitzungsmappe sind alle PDF-Dateien enthalten.

 


Ähnliche Artikel zu diesem Thema finden Sie hier:

Dieser Artikel konnte Ihre Frage nicht beantworten?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

       Ticket erstellen

Haftungshinweis/Disclaimer

Der Inhalt dieser Onlinehilfe dient lediglich zu Informations- und Dokumentationszwecken für das Produkt idgard® und kann jederzeit ohne Vorankündigungen geändert werden. Für Fehler oder Ungenauigkeiten übernehmen wir keine Verantwortung oder Haftung. Aufgrund technischer Weiterentwicklungen behält sich die uniscon GmbH jederzeit vor, den Funktionsumfang des Produkts zu ändern.



(C) uniscon GmbH


    • Recent Articles

    • idgard System Update und mögliche Dienstunterbrechung am 12.12.2022

      wir planen am Abend des 12. Dezember 2022 ein idgard-Update. Das Update wird ab 20:00 Uhr durchgeführt und dauert voraussichtlich bis 22:00 Uhr. In dieser Zeit können wir die volle Funktionalität unseres idgard-Services nicht immer gewährleisten.   ...
    • Neue Artikel - neue Funktionen in der idgard® iOS-App 7.3

      Hier finden Sie die neuen Artikel für die neuen Funktionen: idgard® iOS-App: Benachrichtigungston aktivieren/deaktivieren idgard® iOS-App: Vibrationsalarm bei neuen Objekten idgard® iOS-App: Benachrichtigung über neuen Boxinhalt idgard® iOS-App: ...
    • idgard System Update und mögliche Dienstunterbrechung am 16.11

      Wir planen am Abend des 16. November 2022 ein idgard-Update. Das Update wird ab 21:00 Uhr durchgeführt und dauert voraussichtlich bis 23:00 Uhr. In dieser Zeit können wir die volle Funktionalität unseres idgard-Services nicht immer gewährleisten.   ...
    • idgard® iOS-App: Benachrichtigung über neue Chatbeiträge

      Neuer Chatbeitrag eingegangen Hat ein anderer Nutzer einen neuen Chatbeitrag Ihrer Box hinzugefügt, so erkennen Sie dies an der Zahl auf dem Feature "Chat" am unteren Bildschirmrand. Öffnen Sie den Chatraum und antworten auf den letzten Chatbeitrag, ...
    • idgard® iOS-App: Vibrationsalarm bei neuen Objekten

      Vibrieren bei neuen Objekten Ähnlich wie bei dem Benachrichtigungston liefert die idgard® iOS-App ein haptisches Feedback, sobald sich neue/ungelesene Objekte in einer Box befinden. Sie können diese Funktion in den „Einstellungen“  aktivieren oder ...
    • Related Articles

    • Bereitgestellte Vorlagen für eine Sitzungsmappe

      Standardisierte Vorlagen für die Sitzungsmappe Im Anhang zu diesem Artikel unten finden Sie Vorlagen, die wir Ihnen gerne zum Testen zur Verfügung stellen möchten. Dies sind standardisierte Vorlagen mit einem vordefinierten Layout. Gerne können Sie ...
    • Voraussetzungen für die Ausführung einer Sitzungsmappe

      Ausführung einer Sitzungsmappe Die Funktion " Sitzungsmappe" ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. Die Sitzungsmappe setzen Sie für das moderne Sitzungsmanagement und die digitale Gremiumarbeit ein. Alle für die Sitzung benötigten PDF-Dokumente ...
    • Anlegen einer Benutzergruppe

      Anlegen einer Benutzergruppe Sie fügen Benutzer aus Ihrem idgard®-Account zu einer Benutzergruppe zusammen, um das Filtern nach Benutzern zu erleichtern. Sie können eine Benutzergruppe verwenden, um eine Datei, einen Ordner oder eine Nachricht mit ...
    • Nutzer mit Volllizenz anlegen

      Nutzer mit Volllizenz anlegen Ein Benutzer mit einer Volllizenz erhält z.B. die Berechtigung, bestimmte Boxen zu erstellen und Gäste mit einer temporären oder dauerhaften Lizenz anzulegen.  Um einen Volllizenz-Benutzer anzulegen, benötigen Sie ...
    • Gast innerhalb einer Box anlegen

      Gast anlegen Sie können einen Gast in der Gästeverwaltung anlegen und anschließend in der Box über den Bereich "Mitglieder" hinzufügen. Sie können das auch vereinfachen, indem Sie den Gast direkt in der Mitgliederverwaltung der Box anlegen. So gehen ...
    • Popular Articles

    • Ordner/ Verzeichnisse in eine Box hochladen

      Ordner hochladen Die Ordner mit Dateien auf Ihrem Computer können als Ordnerstruktur in idgard® hochgeladen werden. Sie müssen eine bestehende Ordnung der Dateien nicht neu in  idgard®  erstelle n, sondern können eine bestehende Ordnung verwenden. ...
    • Registrierung für die Onlineschulungen und Handouts

      Für die Teilnahme an der Sitzung, geben Sie bitte im Registrierungsformular Ihre Daten ein. Sie erhalten den Link zu den Online-Schulungen per E-Mail. Wenn Sie auf den Link klicken, müssen Sie anschließend nur noch die Schaltfläche "Sitzung besuchen" ...
    • Willkommen zur idgard® Onlinehilfe

      Willkommen zur idgard® Onlinehilfe ​ Die Hilfe ist die Hauptquelle von Informationen zum Erlernen und Arbeiten mit idgard®.  Klicken Sie auf einen der folgenden Links, um weiterführende Informationen (z.B. im Internet) rund um idgard® zu erhalten. ...
    • Systemvoraussetzungen für idgard®

      Systemvoraussetzungen Um idgard® zu nutzen, müssen Sie keine zusätzliche Software auf Ihrem Computer installieren. Sie benötigen nur einen Browser, um mit idgard® arbeiten zu können. Überprüfen Sie die folgenden Punkte, um sicher zu stellen, dass Ihr ...
    • Der Registrierungsadministrator

      Ur-Admin in idgard® Der Registrierungsadministrator ist die Person, die ursprünglich den idgard®-Account registriert und gebucht hat. Die dabei genutzten Anmeldedaten sind für die Verwaltung von idgard® essentiell. Sollten diese Anmeldedaten verloren ...