Sitzungsmappe anlegen | idgard®

Sitzungsmappe anlegen

Sitzungsmappe im Datenraum anlegen

Die Funktion "Sitzungsmappe" ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. Die Sitzungsmappe besteht aus einem Deckblatt, einem Inhaltsverzeichnis und den darunter eingefügten PDF-Dateien. Wobei jede PDF-Datei mit einem Deckblatt versehen ist. Die Sitzungsmappe erhält den Namen des Ordners, unter dem die Sitzungsmappe angelegt wird. Damit alle Dateien in einer PDF-Datei zusammengeführt werden können müssen das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis in eine Vorlage umgewandelt werden. Sie können die Sitzungsmappe auch in einem anderen Zielordner verschieben, der sich von dem vorgegebenen Speicherplatz unterscheidet.

Die Standard-Vorlagen finden Sie hier:  Vorlagen

Falls Sie das Standard-Deckblatt/Inhaltsverzeichnis an Ihr  Layout anpassen wollen, können Sie uns Ihr Layout als Word-Datei im docx-Format schicken – Wir passen diese Dateien als Dienstleistung entsprechend an und wandeln sie in eine Vorlage für Ihre Sitzungsmappe um.

Die Sitzungsmappe besteht aus einem Zusammenschluss von PDF-Dateien,  die sich in einer bestimmten Ordnerstruktur befinden. Es ist empfehlenswert, die Sitzungsmappe von dem Ersteller oder von dem Verwalter des Datenraums anlegen zu lassen. Nur der Ersteller oder der Verwalter können bei Bedarf Dokumente innerhalb der Ordnerstruktur verschieben . Handelt es sich bei der Person, die eine Sitzungsmappe anlegt, nicht um den Ersteller des Datenraums, sollte diese mindestens Lese und Schreibrechte im Datenraum besitzen.

Einfache Sitzungsmappe erstellen



So gehen Sie vor:

Nutzen Sie dafür die Funktion  „Einfache Sitzungsmappe“ .

Sie können jetzt alle Ihre PDFs in einer einzigen PDF-Datei als Sitzungsmappe zusammenfassen.

Verwenden Sie die Funktion „Einfache Sitzungsmappe“, um in einem Ordner alle PDFs in einer Datei zusammenzuführen und dabei Ihre ausgewählten Vorlagen für Deckblatt und Inhaltsverzeichnis anzuwenden.

  1.       Sie haben von uns die für die Sitzungsmappe angepassten Vorlagen für das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis erhalten.
  2.       Klicken Sie auf das  „+“-Zeichen  in der Werkzeugleiste oben.
  3.       Wählen Sie die Option  „Sitzungsmappe“  aus.
  4.       Wenn Sie in das  obere Feld klicken , können Sie sich  Beispiele einer Ordnerstruktur für eine  einfache Sitzungsmappe  anzeigen lassen.
  5.       Legen Sie eine Ordnerstruktur an.  Dabei wird in der linken Abbildung die Ordnerstruktur im Datenraum angegeben. Rechts daneben finden Sie die entsprechende Umsetzung in der Sitzungsmappe.  
  6.      Stellen Sie im oberen Feld  „Einfache Sitzungsmappe“  ein.
  7.     Wählen Si e unter der Option  „Quellverzeichnis“ den Ordner aus , unter dem die  Sitzungsmappe laut vorgegebener Struktur abgelegt werden soll.
  8.       W ählen Sie unter der Option  „Zielverzeichnis“ den Ordner aus ,  unter dem die Sitzungsmappe anschließend abgelegt werden soll.
  9.     Wählen Sie die  Vorlage  für das  Deckblatt  aus.
  10.      Wählen Sie die  Vorlage  für das  Inhaltsverzeichnis  aus.
  11.     Klicken Sie auf die Schaltfläche  „ SITZUNGSMAPPE ERSTELLEN “  .

Öffnen Sie den Ordner, in dem die Sitzungsmappe gespeichert wurde. Die Sitzungsmappe hat den Namen des darüber liegenden Ordners erhalten. In der Sitzungsmappe sind alle PDF-Dateien enthalten.

 

Strukturierte Sitzungsmappe erstellen


So gehen Sie vor:

Nutzen Sie dafür die Funktion „Strukturierte Sitzungsmappe“.


  • Sie haben von uns die für die Sitzungsmappe angepassten Vorlagen für das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis erhalten.

  • Klicken Sie auf das „+“-Zeichen in der Werkzeugleiste oben.

  • Wählen Sie die Option „Sitzungsmappe“ aus.

  • Wenn Sie in das obere Feld klicken, können Sie sich Beispiele einer Ordnerstruktur für eine strukturierte Sitzungsmappe anzeigen lassen.

  • Legen Sie eine Ordnerstruktur an, wie sie in der Abbildung als Beispiel zu sehen ist. Dabei wird in der linken Abbildung die Ordnerstruktur im Datenraum angegeben. Rechts daneben finden Sie die entsprechende Umsetzung in der Sitzungsmappe.

  • Stellen Sie im oberen Feld „Strukturierte Sitzungsmappe“ ein.

  • Wählen Sie unter der Option  „Quellverzeichnis“  den Ordner aus ,  unter dem die Sitzungsmappe laut vorgegebener Struktur abgelegt werden soll.

  • Wählen Sie unter der Option  „Zielverzeichnis“  den  Ordner aus ,  unter dem die  Sitzungsmappe   anschließend  abgelegt werden soll.

  • Wählen Sie die Vorlage für das Deckblatt aus.

  • Wählen Sie die Vorlage für das Inhaltsverzeichnis aus.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „SITZUNGSMAPPE ERSTELLEN“ .

Öffnen Sie den Ordner, in dem die Sitzungsmappe gespeichert wurde. Die Sitzungsmappe hat den Namen des darüber liegenden Ordners erhalten. In der Sitzungsmappe sind alle PDF-Dateien enthalten.

 


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