Jede Volllizenz kann von einem Administrator die Administrationsrechte für diesen Account erhalten. Im Self-Service Modus kann jeder Administrator weitere Voll- und Gastlizenzen sowie Datenräume hinzubuchen und sowohl Volllizenzen an Mitarbeiter als auch Gastlizenzen an Gäste vergeben.
Ist eine Lizenz, die üblicherweise einem internen Mitarbeiter zugeordnet wird. Ein Volllizenznutzer hat vollen idgard® Funktionsumfang: Boxen erstellen, Dokumente hoch- und herunterladen, Nachrichten schreiben, chatten (individuell einstellbar in jeder PrivacyBox) und kann eigene PrivacyBoxen anlegen sowie Gäste mit einer Gastlizenz einladen. Ein Volllizenznutzer kann alle Clients nutzen und in Active Directory / LDAP integriert werden.
Ist eine Lizenz, die üblicherweise externen Partnern oder Kunden für sicheren Datenaustausch zugeordnet wird. Ein Gastlizenznutzer kann in den Boxen, zu welchen er hinzugefügt wurde, alle Funktionen ausüben (individuell einstellbares Rechtemanagement je Box). Gastlizenznutzer können keine eigenen Boxen anlegen und selbst keine Gastlizenzen vergeben. Gastlizenzen können nicht per LDAP/EMS zugewiesen werden.
Ohne feste Lizenzvergabe kann darüber hinaus ein sogenannter Leselink / Einmalzugriff auf eine Box über die Funktion „Teilen“ gewährt werden. In diesem Fall können Dateien aus einer Box vom Empfänger nur heruntergeladen werden. Der Empfänger kann aber selbst keine Dokumente in die Box hochladen und auch nicht mit dem Absender kommunizieren. Der Lesezugriff ist nur eine sichere Übermittlung von Dokumenten in eine Richtung gedacht, aber nicht zur dauerhaften Kommunikation.
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