Aktionen im Journal eines Datenraums einsehen und exportieren | idgard®

Aktionen im Journal eines Datenraums einsehen und exportieren

Datenraumjournal

Ein Datenraum ist nur für das Growth- und Enterprise-Paket verfügbar. Jeder Datenraum verfügt automatisch über ein eigenes Journal. Im Journal wird jede Aktion eines Nutzers dokumentiert und damit revisionssicher aufgezeichnet, um im Bedarfsfall Zugriffe und Änderungen an Datenrauminhalten nachvollziehen zu können.  Sollte der Nutzer das Journal einsehen können, könnte er zusätzlich das Recht bekommen, den Inhalt des Journals zu exportieren. Für PrivacyBoxen ist ein Journal nicht verfügbar.

So gehen Sie vor:
  1. Öffnen Sie den Datenraum.
  2. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü oben rechts.
  3. Wählen Sie die Option „Datenraumjournal“ aus.
Anwenden eines Filters zum Anzeigen ausgewählter Daten

Wenn Sie das Journal öffnen, werden Ihnen alle Aktivitäten des gesamten Zeitraums des Datenraums angezeigt. Durch Anwenden eines Filters können Sie die angezeigten Daten einschränken, ohne die restlichen Daten zu ändern. Es gibt mehrere Arten von Filtern, die Sie für die Abfrage der Daten anwenden können. Sie lassen sich einfach anwenden und wieder entfernen. 




Wenn Sie das Journal öffnen, werden Ihnen alle Events über den gesamten Zeitraum des Datenraums angezeigt. Sie können jedoch auch nach spezifischen Ergebnissen filtern.

Sie haben folgende Filtermöglichkeiten (von links nach rechts):

Feld „Benutzer“ : Lassen Sie dieses Feld frei, werden Ihnen die Aktionen aller Mitglieder des Datenraums angezeigt. Klicken Sie auf dieses Feld, werden Ihnen alle Mitglieder des Datenraums angeboten. Treffen Sie eine Auswahl, werden nur die Aktionen des ausgewählten Mitglieds angezeigt.  

Feld „Kategorie“ : Sie können die Aktivitäten bezüglich der Objekte, Dateien, Nachrichten, Ordner oder Mitglieder einschränken. Sie können sich auch alles anzeigen lassen.  

Feld „Aktivität“ : Haben Sie im Feld „Kategorie“ eine Option ausgewählt, so wird Ihnen hier die Möglichkeit geboten, die Filterung nach Aktivitäten weiter einzuschränken. So bietet zum Beispiel die Kategorie „Datei“ folgende Aktivitäten an: hochgeladen, heruntergeladen, gelöscht, verschoben, ersetzt u.v.m.  

Felder für den Zeitraum: Wird von Ihnen der Zeitraum nicht eingeschränkt, so werden Ihnen alle aufgezeichneten Aktivitäten vom Beginn der Datenraum-Erstellung bis zum aktuellen Datum angezeigt. Sie können die Aktivitäten aber auch nach einem bestimmten Zeitraum filtern.  

Es stehen Ihnen viele Möglichkeiten der Filterung zur Verfügung. Sie können dabei mehrere Kombinationen einzelner Filter anwenden. Die gefilterten Daten bleiben bis zum Verlassen des Journals sichtbar. Es ist nicht möglich, die Ergebnisse der Datenabfrage zu speichern.


Herunterladen des Journals:

Haben Sie die entsprechende Berechtigung  (Journal anzeigen und Journal exportieren) in der Mitgliederliste  erhalten, können Sie den Inhalt des Datenraums exportieren. Ohne Berechtigung ist die Schaltfläche „Exportieren“ ausgegraut. Es wird immer nur die Datenmenge exportiert, die angezeigt wird. Damit ergibt die gefilterte Datenmenge immer nur einen kleinen Teil der tatsächlichen Datenmenge des Journals. Der Export in eine .csv-Datei stellt die Grundlage dar, um die Daten in einem herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramm zur Auswertung aufzubereiten. So können Sie u.a. eine .csv Datei in ein Excel-Sheet importieren. In Excel erfolgt dann die individuelle Auswertung oder Sie exportieren die Daten direkt in eine Excel Tabelle.

So gehen Sie vor: ·         

  1. Wenden Sie die von Ihnen gewünschte Filterung der Daten an.
  2. Ihnen werden die Ergebnisse der Datenabfrage angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche„Exportieren“.
  4. Wählen Sie aus, ob Sie die Daten des Journals in eine .csv Datei oder  in eine Excel-Datei übergeben möchten.
  5. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Exportieren“


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