Der revisionssichere Datenraum
Die Auditor-Rolle in idgard
Die Auditor-Rolle in idgard ist eine Nur-Lese-Funktion für Unternehmenskunden, die es bestimmten Benutzern ermöglicht, Aktivitäten im Datenraum zu überwachen, Berichte zu exportieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. ...
Datenraum Archiv
In manchen Berufen ist es nötig Dokumente zu archivieren. Zu diesem Zweck kann man bei idgard ein Datenraum-Archiv anlegen. Dieser Datenraum ist nach der Umwandlung in ein Archiv für immer vorhanden und sichert so alle Dokumente in diesem Datenraum. ...
Aktionen im Journal eines Datenraums einsehen und exportieren
Datenraumjournal Ein Datenraum ist nur für das Growth- und Enterprise-Paket verfügbar. Jeder Datenraum verfügt automatisch über ein eigenes Journal. Im Journal wird jede Aktion eines Nutzers dokumentiert und damit revisionssicher aufgezeichnet, um im ...
Einen Datenraum teilen: Einmaliger Zugriff auf Dateien für Benutzer ohne Lizenz
Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit One-Time Access (OTA) Dateien oder Ordner in einem Datenraum mit externen Nutzern teilen können, die keine idgard-Lizenz besitzen. Was ist One-Time Access (OTA)? OTA ist eine sichere und bequeme Möglichkeit, ...
Rechtezuweisung für Dateien/Ordner je Benutzergruppe
Rechtezuweisung für Dateien/Ordner je Benutzergruppe Das erweiterte Rechtemanagement steht Ihnen im Enterprise-Paket zur Verfügung. Sollen Mitglieder in einem Datenraum für unterschiedliche Ordner oder Dokumente unterschiedliche Rechte haben, dann ...
Konfiguration des erweiterten Rechtemanagements über Anlegen von Benutzergruppen
Mitglieder eines Datenraums mit erweitertem Rechtemanagement in Benutzergruppen einteilen Das erweiterte Rechtemanagement steht Ihnen im Enterprise-Paket zur Verfügung . Sollen Mitglieder in einem Datenraum für Ordner oder Dokumente berechtigt ...
Nutzer zu einem Datenraum mit erweiterten Rechtemanagement hinzufügen
Nutzer zu einem Datenraum mit erweitertem Rechtemanagement hinzufügen Das erweiterte Rechtemanagement steht Ihnen im Enterprise-Paket zur Verfügung. Sollen Mitglieder in einem Datenraum für Ordner oder Dokumente berechtigt werden dann eignet sich ...
Nach klassifizierten Dokumenten filtern
Klassen anzeigen lassen Diese Funktion ist nur im Enterprise-Paket enthalten. Die Funktion "Dokumentenklassifizierung" muss zuvor vom Administrator aktiviert werden. Befinden sich in Ihrem Datenraum mehrere Dokumente mit unterschiedlichen ...
Sitzungsmappe anlegen
Sitzungsmappe im Datenraum anlegen Die Funktion "Sitzungsmappe" ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. Die Sitzungsmappe besteht aus einem Deckblatt, einem Inhaltsverzeichnis und den darunter eingefügten PDF-Dateien. Wobei jede PDF-Datei mit einem ...
Vergabe von Wasserzeichen oder "View-only" Attribute für PDF-Dateien erzwingen
Wasserzeichen, "View-only" erzwingen In den "Einstellungen der Box" kann der Box-Ersteller einen zusätzlichen Schutz für PDF-Dateien in seinen Boxen hinzufügen und das Attribut "Wasserzeichen" oder das "View-only"- Attribut für PDF-Dateien ...
Bereitgestellte Vorlagen für eine Sitzungsmappe
Standardisierte Vorlagen für die Sitzungsmappe Im Anhang zu diesem Artikel unten finden Sie Vorlagen, die wir Ihnen gerne zum Testen zur Verfügung stellen möchten. Dies sind standardisierte Vorlagen mit einem vordefinierten Layout. Gerne können Sie ...
Aktivierung des erweiterten Rechtemanagements
ERM - erweitertes Rechtemanagement Das erweiterte Rechtemanagement steht Ihnen im Enterprise-Paket zur Verfügung. Mithilfe des erweiterten Rechtemanagements werden Benutzergruppen Berechtigungen am Inhalt eines Ordner oder an einer Datei zugewiesen. ...
Duplizieren einer Ordnerstruktur mit erweitertem Rechtemanagement
Duplizieren einer Ordnerstruktur mit erweitertem Rechtemanagement Diese Funktion finden Sie im Enterprise-Paket. In Datenräumen können Sie jetzt eine vorhandene Ordnerstruktur mit Gruppenberechtigungen als Vorlage verwenden. Dateien werden nicht in ...
Vertreter des Raumassistenten innerhalb eines Datenraums einrichten
Rolle "Assistent" Die Rolle "Assistent" finden Sie in der Mitgliederverwaltung eines Datenraums. Die Rolle „Assistent“ kann nur einem/mehreren Volllizenz-Nutzern zugewiesen werden. Der Assistent soll die Vertretung für einen Administrator mit der ...
Voraussetzungen für die Ausführung einer Sitzungsmappe
Ausführung einer Sitzungsmappe Die Funktion " Sitzungsmappe" ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. Die Sitzungsmappe setzen Sie für das moderne Sitzungsmanagement und die digitale Gremiumarbeit ein. Alle für die Sitzung benötigten PDF-Dokumente ...
Unterschied zwischen einer PrivacyBox und einem Datenraum
PrivacyBox im Vergleich zu einem Datenraum In Ihrem idgard®-Account können Sie bis zu 2.000 „normale“ PrivacyBoxen anlegen – abgeschottete, hochsichere virtuelle Arbeitsräume. Ein Datenraum ist eine PrivacyBox mit zusätzlichen Funktionen zum Schutz ...
Löschen eines Datenraums
Löschen eines Datenraums Datenräume können für das Growth- und Enterprise-Paket hinzugebucht werden. Nur der Ersteller eines Datenraums kann diesen löschen. Erst wenn der Datenraum gelöscht ist, ist die Lizenz dafür frei. Zuvor können Sie das Journal ...
Dokumenten eine Klassifizierung zuweisen
Zuweisen der Klassifizierung Diese Funktion ist nur im Enterprise-Paket enthalten. Zuvor muss die Funktion "Dokumentenklassifizierung" vom Administrator aktiviert werden. Jeder Volllizenz-Nutzer eines Datenraums kann mit der Berechtigung zum ...
Sicheres Löschen des Datenraums
Sicheres Löschen des Datenraums Datenräume befinden sich im Growth- und Enterprise-Paket. Mit der Löschung eines Datenraums ist der Inhalt unwiederbringlich gelöscht. Um eine ungewollte Löschung zu verhindern, kann der Datenraum mit einem ...
PDF-Dateien beim Hochladen mit "Wasserzeichen" oder "View-only" versehen
PDF-Dateien mit "Wasserzeichen" oder "View-only" Diese Funktion finden Sie ausschließlich in einem Datenraum. Ein Datenraum ist nur im Growth- und Enterprise-Paket verfügbar. Das Wasserzeichen dient einem Dokument als Verbreitungsschutz. Möchte ein ...
Direkten Link zu einem Dokument im Datenraum versenden
Direkten Link zu Dokument setzen Ein Datenraum ist nur für das Growth- und Enterprise-Paket verfügbar. Möchten Sie die Mitglieder eines Datenraums auf eine Datei, Ordner oder Nachricht hinweisen, können Sie diese über eine E-Mail darüber in Kenntnis ...
Zeitlich beschränkten Zugriff auf Datenraum/Box festlegen
Zeitintervall für Zugriff auf eine Box Ein Datenraum steht nur nur für das Growth- und Enterprise-Paket zur Verfügung. Damit die Mitglieder nicht auf den unfertigen Datenraum/Box zugreifen, kann ein Freigabezeitpunkt („Eröffnungstag“) und das ...
Lebenszeit von Dateien einstellen
Verfallsperiode für den Inhalt eines Datenraums Ein Datenraum steht Ihnen für das Growth- und Enterprise-Paket zur Verfügung. Nur im Datenraum können Sie die Lebenszeit von Dateien einstellen. Mit dieser Funktion werden Dateien und Nachrichten nach ...
Raumassistent legt einen Datenraum an
Raumassistent Hat ein Volllizenz-Nutzer die Administrationsrechte eines Raumassistenten, kann er einen Datenraum anlegen ohne selber der Ersteller zu sein. Ein Datenraum steht nur für das Growth- und Enterprise-Paket zur Verfügung. Der Raumassistent ...
Umfrage starten oder Abstimmung vornehmen
Umfrage starten - abbrechen - beenden Diese Funktion finden Sie nur in einem Datenraum. Ein Datenraum steht Ihnen nur im Growth- und Enterprise-Paket zur Verfügung. Sie können eine Umfrage unter den Mitgliedern Ihres Datenraums starten oder ...
Datenraumindex - Register vom Inhalt eines Datenraums
Datenraumindex Die Funktion „Datenraum“ ist in den Lizenz-Paketen Growth und Enterprise enthalten. Um die im Datenraum enthaltenen Dateien, Notizen und Ordner in einer übersichtlichen Tabelle abzubilden, können Sie einen Datenraumindex erstellen und ...
PDF-Dateien mit Wasserzeichen versehen
Wasserzeichen Diese Funktion finden Sie ausschließlich in einem Datenraum. Einen Datenraum finden Sie nur im Growth- und Enterprise-Paket. Das dynamisch generierte Wasserzeichen von idgard® kann nur einer PDF-Datei hinzugefügt werden. Das ...
Datenraum über WebDAV oder Produktivitätswerkzeug einbinden
Datenraum über WebDAV und Produktivitätswerkzeug nutzen Datenräume sind nicht über eine WebDAV Anbindung sichtbar, da dieses Protokoll die Schutzfunktionen eines Datenraums nicht versteht und deshalb dafür gesperrt ist. Im Gegensatz hierzu kennt das ...
Herunterladen von PDF-Dateien unterbinden: "View-only"- Attribut
"View-only"-Funktion Diese Funktion finden Sie ausschließlich in einen Datenraum. Auf einen Datenraum können Sie nur im Growth- und Enterprise-Paket zugreifen. Eine PDF-Datei, der das Attribut „View only“ zugewiesen wurde, enthält ein Wasserzeichen ...
Schutz vor untypischen Downloads - Funktion Massendownloads
Schutz vor verdächtigen Massendownloads Ein Datenraum kann nur für das Growth und Enterprise-Paket hinzugebucht werden. Um den Inhalt des Datenraums vor einem Massendownload von Dateien zu schützen, können Sie Maßzahlen (Anzahl, Intervall) für das ...
Nutzungsvereinbarung für Zutritt zum Datenraum
Zugangskontrolle zum Datenraum Ein Datenraum steht Ihnen nur im Growth- und Enterprise-Paket zur Verfügung. Bevor dem Datenraum Nutzer hinzugefügt werden, können sowohl der Ersteller als auch der Verwalter eines Datenraums für die zukünftigen ...
Datenraum erstellen
Datenraum erstellen Ein Datenraum ist in den Lizenz-Paketen Growth,- und Enterprise enthalten. Sie benötigen Sie für jeden Datenraum eine Lizenz. Ohne die erforderliche Lizenz kann ein Datenraum nicht erstellt werden. Um einen Datenraum zu erstellen, ...
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Hochladen von Ordnern - Besonderheiten und Einschränkungen
Nicht unterstützte Zeichen in Dateinamen werden während des Hochladevorgangs durch einen Unterstrich ersetzt; dies gilt für diese Zeichen: *, /, \, ?, :, <, >, ^, ", &, | Beispiel: M&A_Overview.xlsx wird umbenannt in: M_A_Übersicht.xlsx Dateinamen, ...
Boxen werden nicht angezeigt
Keine Boxen Wenn Sie sich in idgard® angemeldet haben und in der Box-Übersicht keine Boxen oder die erwartete Box nicht sehen, kann das folgende Gründe haben: Sie wurden nicht als Mitglied zu einer Box hinzugefügt. Sie wurden aus der ...
Ordner und Dateien hochladen
Wenn Sie sich in einer Box befinden, können Sie Dateien oder Ordner samt Inhalten und Dateistruktur einfach per Drag & Drop hochladen. Voraussetzung ist, dass Sie für die jeweilige Aktivität die entsprechende Berechtigung in der Box besitzen. Leere ...
Hochladen von Dateien nicht möglich
Hochladen von Dateien Sie können eine Datei nicht hochladen. Prüfen Sie, ob man Ihnen das Schreibrecht gegeben hat. Sollte das der Fall sein, kann es entweder daran liegen, dass die Datei zu groß ist und das Limit von 5 GB übersteigt, dass es sich um ...
idgard® buchen
Buchen über die Testversion/ Direktkauf Die folgenden Anweisungen gelten nur für die Lizenz-Pakete Essential, Growth und Enterprise. Haben Sie ein anderes Paket gebucht, wenden Sie sich an den Support. Schreiben Sie an support@idgard.com Sie können ...